ERP-from start to finish line
מתוך WikiBook
רקע כללי:
מערכות ERP באו לתת פתרון לבעיית חוסר האינטרגרציה בין המערכות בארגון ולכן נוצרה מערכת אחת אשר כוללת את כל המידע בארגון ונותנת תשובה לכל הצרכים הייחודיים של כל מחלקה בכלל ושל כל ארגון בפרט. בנוסף הERP מאפשרת גישה למערכות מידע של ארגונים אחרים לצרכי העברת נתונים בזמן אמת ומאפשר זמינות עסקית גבוהה ואבטחת נתונים איכותית.
בעבר ארגונים פעלו לפי מערכות מידע שונות ששימשו כל מחלקה בארגון בנפרד לפי תחום עיסוקה. כתוצאה מכך לא הייתה תקשורת יעילה בין המחלקות ואף לעיתים נוצרה חפיפה בין מערכות המידע השונות. במהלך שנות ה-90 עם התקדמות הטכנולוגיה בתחומי המחשוב ומערכות המידע ובשל צורך שהתעורר מצד הארגונים למערכות מידע חדשות, שיתנו מענה לצורכי החברה בתחומים השונים התפתחו מערכות מידע כוללות, הן מערכות ה ERP (Enterprise Resource Planning).
המערכות המפורסמות ביותר כיום הינן SAP ו - ORACLE. כיום כל ארגון גדול אשר מנהליו מעוניינים לקבל החלטות נכונות בזמן אמת יסתמך על הנתונים שמערכת הERPתספק לו. בימינו, ארגון ללא מערכות מידע כמעט ואינו מצליח לשרוד. הארגונים הבינו כי המערכות הממוחשבות שלהן לא מותאמות לצרכיהם, לא מצליחות לספק ראיה רחבה על הנעשה בארגון וגורמות לסרבול ובזבוז זמן יקר בסיפוק צרכי לקוח. מכל אלה ומרצונו של הארגון להפוך אינטגרטיבי נבע הצורך במערכות מידע מוכללות. מערכת הERP (Enterprise Resource Planning) היא מערכת מוכללת, מערכת אחת של מידע ותכנון בכל הארגון. המערכת מאגדת בתוכה את כל נתוני מחלקות החברה (שיווק, תפעול, כספים, כח אדם וכו') ומעבירה מהן נתונים בזמן אמת לכלל החברה ולספקים חיצוניים. במערכת מתקבלים נתונים בזמן אמת ברמה השוטפת והיומיומית והיא מאפשרת חסכון במשאבים, כח אדם, טיפול מלאי, מעקב אחר הזמנות וכו'. מערכת ERP היא בעצם חבילת תוכנה משולבת והמנהלת את כל המשאבים הארגוניים שמבוססת על בסיס נתונים מרכזי ומאוחד. מרגע קבלת ההחלטה ע"י הארגון על יישום המערכת יש לקחת בחשבון כי מדובר במהלך ארוך ומורכב, שמצריך שינוי תפיסתי כלל ארגוני בדרכי התפעול והניהול של הארגון. תהליך ההטעמה משפיע על הארגון כולו, ולא רק על מערכות המחשוב ואם לא נעשה נכון אף עלול לגרום לקריסת הארגון.
אפיוני המערכת:
תוכנת מדף אינטגרטיבית לניהול כולל של משאבי הארגון
מערכת המקשרת בין תהליכים למידע
מערכת שמשתפת ומקשרת מידע בארגון ומאפשרת הפקת דוחות שונים בזמן אמת
מערכת המבוססת על: בסיס נתונים אחד, יישום אחד, וממשק משתמש אחד בכל הארגון.
במערכת הERP ניתן ליהנות מכלים שמאפשרים ניהול יעיל של הארגון ומתקשורת יעילה מול גורמי החוץ והספקים, בנוסף לשימוש בפתרונות נלווים למערכת כגון CRM (ניהול קשרי לקוחות)
מערכת מותאמת לצרכי רשויות שדורשות שימוש בטכנולוגיה מתקדמת
ניהול המערכות הלוגיסטיות והפיננסיות בסביבה אחת
מאפשרת ניהול קבצים
מאפשרת פיתוח פרויקטים משותפים בקבוצות עבודה
יתרונות:
באמצעות המערכת ניתן יהיה לנהל תהליכים רוחביים בארגון כולו ולקבל מידע כולל על כל היחידות בו
מכלול תפקידי הארגון נכנסים לתוך מערכת אחת
המידע הארגוני נשמר וזמין לכל פונקציה בארגון
מערכת כזו יכולה להקל על הוצאות התחזוקה ולחסוך עלויות קישור בין מערכות שונות
מספק למשתמשים יכולת לגשת לנתונים ולעבד אותם בעצמם ותמונת מצב עדכנית
הארגונים יכולים להשתמש בידע נצבר שעובר מארגון לארגון
מגדיר תרבות ושפה ארגונית משותפת לכל העובדים
יודעים מה קורה בחברה בכל זמן נתון
פתרון ארגוני המאפשר ניהול ביצועים, תכנון, מדידה, תחקור וניתוח בזמן נתון
חסרונות:
בהטמעת מערכת מידע חדשה נלקח ידע מסוים מהעובדים ועובר לכלל החברה, מה שהופך את העובד ל"נכס" פחות חשוב ואסטרטגי. בד"כ הכנסת מערכת ERP לארגון מצריך שינוי ארגוני ועל כן העובדים נוטים להתנגד למערכת
עלות הכנסת המערכת גבוהה, אך אינו מסתיים באפיון והטמעה, אלא בהוצאות הדרכה, ניתוח וייעוץ שלא היו ידועות מההתחלה
בעיית אבטחת מידע שמאפשרות פריצה למחשבי הארגון ושימוש בידע הנצבר בו
מידע זמין שמאוחסן בשרתי חברה זרה
ההטעמה בסופו של דבר גם עלולה להיכשל
מערכת מסורבלת בעלת הרבה מסכים ואפשרויות
תהליך ההטעמה ארוך ואינו מסתיים עד הכנסת כל השינויים והשדרוגים בהתאם לצרכי הארגון
שלבי ההטמעה:
1. ייזום – הארגון עורך סקירה של מספר תהליכים שמצביעים על צורך למעבר למערכת ERP. בנקודה הזו כדאי לארגון לעצור ולשאול את עצמו מספר שאלות חשובות – מה הציפיות מהמערכת? מה היינו מעוניינים שהיא תכיל? האם הארגון מוכן לשינוי גדול שכזה? אחרי קבלת התמיכה מהמנהלים עוברים לשלב בחירת המוצר והספק.
2. בחירת המוצר והספק – בבואנו לבחור ספקים עלינו לוודא כי אנו בוחרים בספק מנוסה שיבין את צרכי הארגון, שישכיל לבחור בצוות מנוסה, שיעמוד בזמני הארגון ויותאם פיננסית ליכולות הארגון. טרם על ההחלטה על היישום ועל הבחירה בספק זה או אחר, הארגון בוחן בינו לבין הספק מספר נקודות נוספות – האם ניתן יהיה להוסיף למערכת מודולים נוספים (מערכות קשרי לקוחות, שירות וכו')? האם המערכת נוסתה בעבר בארגונים אחרים? מה זמן היישום של המערכת בחברות בסדר גודל דומה? כמה פונקציות ואפשרויות יש למערכת המוצעת? מהן אפשרויות התמיכה שנותן הספק? כמה זמן המערכת נמצאת כבר בשוק ומי עומד מאחוריה ביישום ובשירות?
3. יישום – על מנת ליישם בצורה יעילה את המערכת חשוב לוודא שתפקודה הכולל של החברה לא ייפגע, ולא יוצר צוואר בקבוק שיקשה על העבודה היומיומית למנות יועץ מלווה לאורך הפרויקט כדי לספק עזרה בנושאים מקצועיים, עסקיים וטכנולוגיים שעולים במהלך היישום
חלוקת הפרויקט לתתי פרויקטים ושימת דגש על כל אחד מהם בנפרד – יישום, הסבה, בדיקות, הדרכה וכו'.
על הארגון להיערך לנהל את השינוי ע"י הדרכות והסברים לעובדים ולהפנים שמדובר בפרויקט ארגוני ולא בפרויקט טכנולוגי.
כדאי למנות לפרויקט מנהל בכיר, שיכול לקבל החלטות באופן מהיר, וצוותי עבודה שיכללו נציגים של המחלקות השונות (מערכות מידע, משאבי אנוש, תפעול וכו')
הכנת תקציב לפעילויות תומכות נוספות
