ERP

מתוך WikiBook

ERP Enterprise Resource Planning

מערכת ה ERP היא למעשה מערכת – על, המנהלת את כל המשאבים הארגוניים ומבוססת על מאגר נתונים מרכזי מאוחד. המערכת מבטלת את המצב בו לכל פונקציה בארגון יש מערכת מידע ייחודית ויוצרת במקום זאת מערכות מידע משולבות היוצרות מערכת – על, הבנויות בלוגיקה דומה ומדברות באותה שפה. מערכת משולבת כזו חשובה כיום במיוחד וזאת על מנת שתהיה אפשרות לפקח על התהליכים העסקיים בזמן אמיתי באמצעות תוכנה אחת. מעבר לצורך הקיים במערכת ERP, השילוב בין יחידות שונות בארגון, המתאפשר עם מערכת ERP, מביא עמו שינוי באופי הפעילות הארגונית, וטומן בחובו פוטנציאל לרווח.

הטמעה נכונה של מערכת ERP עשויה להצעיד את החברה לדפוסי שירות ותפעול חדשניים, ובכך להקנות לה מספר יתרונות עסקיים: 1. שיפור באיכות הניהול – הארגון עובר לראייה של תהליכים ושובר מחיצות והיררכיות ארגוניות. הדבר תורם לתיאום ארגוני, שמתבטא גם בשיפור יכולת התכנון, שליטה טובה יותר בתהליך כולו ושיפור יכולת הבקרה ומדידת הביצועים. 2. חיסכון והתייעלות בתהליכי הייצור – המידע מגיע באופן מקוון ומיידי וכך ניתן לתכנן בדיוק מרבי את רמות הייצור והמלאי. הדבר מאפשר קיצור זמני תגובה, הימנעות מאלתורים וייעול התהליכים. המטרה העיקרית של המערכת היא ליצור דיוק, אחידות ושלמות הנתונים המוזנים אליה. מערכת ERP טיפוסית מורכבת בדרך כלל מארבע קטגוריות יישומים עיקריות: שיווק ומכירות, ייצור, כספים ומשאבי אנוש. מדובר במערכת משולבת לחלוטין שמאפשרת לארגון לבטל הרבה מאוד פעולות ידניות יקרות שעלולות להיות חשופות לטעויות והופכת את אותן פעולות לאוטומטיות. בשל ההשקעה הגבוהה הכרוכה בפיתוחה, בעדכונה ובאחזקתה, נרכשת מערכת הERP מיצרן המתמחה בפיתוח, עדכון ואחזקה של מערכות מהסוג הזה. המערכת לא מותאמת לארגון הספציפי אלא לתעשייה, אך היא בעלת גמישות הגדרות מסויימת. לאחרונה החלו ספקי מערכות הERP לשלב את מערכותיהם באינטרנט, כך שניתן להשתמש במידע של המערכת מכל מקום ועל ידי כל משתמש מורשה. בצורה כזו ניתן לאפשר גם ללקוחות ולספקים לראות את המידע הרלוונטי עבורם. מיצויי הייחודיות של מערכות משולבות כמו מערכת הERP והשגת יתרון עסקי בעקבות השימוש בהן מותנים בהיערכות וביכולת ארגונית כוללת להטמעתן. ההיערכות כוללת בתוכה הקצאת משאבים כגון: זמן מנהלים, שעות עבודה, ציוד חומרה וכו'. יש לקחת בחשבון כי הטמעת מערכת ERP משמעותה שינוי משמעותי בדרך ביצוע תהליכי הארגון, אך ארגון שפועל כראוי והקצה מספיק משאבים על מנת למצות את התועלת הגלומה במערכת הERP ייווכח כי ההחלטה ליישם את המערכת הייתה נכונה ואף כי יש שיפור ניכר בתוצאות העסקיות של הארגון.

סיכום יתרונות המערכת:

• עדכון של מאגר המידע בזמן אמת: מכיוון שהמערכת היא מערכת ממוחשבת המרושתת באמצעות אינטראנט, הנתונים מתעדכנים בזמן אמת, ONLINE. המידע מתקבל בזמן אמיתי ומאפשר תגובה מהירה למצב. לדוגמא: אם ההנהלה של חברת אינטל, שלא נוטה להחזיק מלאי מעבדים גדול בשל החידושים המתמידים בשוק, מקבלת מידע ממחלקת השיווק שהמעבד החדש שלהם נמכר בצורה טובה ובמחסני החברה כמעט ולא נותרו יחידות –היא יכולה מיד לראות במערכת את ניצול עובדי המפעל ולהוסיף משמרות, או לחלופין להשתמש בקבלני משנה – על מנת לעמוד בדרישות השוק.

• שפה אחידה: מכיוון שהממשק הוא ממשק אחיד, בכל חלקיה השונים של החברה, המסך שיראה מנהל המפעל – ולפיו יוכל לקבוע החלטות בנוגע למפעל – לא יהיה זר לאיש השיווק, שיוכל לצפות את מגבלות המפעל על הבקשות שהוא הולך לבקש.

• חיסכון בבמשאבים: אמנם הטמעת המערכת היא לא עניין של מה בכך, וכרוכה בהוצאה ראשונית גבוהה, אך המעבר למערכת ה-ERP מונע כפילות נתונים, סתירת נתונים וחוסך עובדים עקב אוטומיזציה של תהליכים ידניים – מה שחוסך זמן וכסף רב. מעבר לכך, החזקת מלאי קטן מתאפשרת בזכות קבלת נתונים בזמן אמת, גורם שמקטין את הסחורה שנזרקת כתוצאה מחוסר רלוונטיות, ולכן מוסיפה לעלייה המשמעותית ברווחים.

• מימוש תהליכים ללא תלות במיקום הפיסי של המשתמשים במערכת: מכיוון שהמערכת אחידה, והמסך שהמשתמש רואה תלוי בהרשאות האבטחה שלו, מכל מקום בארגון, ואף באינטרנט במידה והחברה לוקחת את הסיכון, יוכל לעבוד העובד. ניקח לדוגמא את מנהל המפעל שנסע לשליחות בחו"ל על מנת לרכוש חומרי גלם מספק אחר, זול יותר. אותו מנהל יוכל, עם חתימת העסקה להוסיף את נתוני הצפי לקבלת חומרי הגלם למפעל, בעדכון מחירים שיאפשר להנהלה לשקול הורדת מחיר המוצר הסופי והעברת המידע לאנשי השיווק.

סיכום חסרונות המערכת:

• מורכבות המוצר: מכיוון שמדובר בתוכנה אחת שמכילה את כל המסמכים, הטפסים והנתונים, הגישה אליהם לבעלי הרשאות רבות למחלקות רבות לא תמיד תהיה קלה מרוב ריבוי הנתונים.

• הטמעה ארוכה ויקרה: תהליך ההטמעה עשוי לקחת שנים. שדרוג מערכת המחשוב, הקמת התשתיות, הדרכת המשתמשים – כל אלו הינם תהליכים אשר לוקחים זמן. זמן=כסף – ולכן יש לשקול כדאיות לטווח ארוך – מפני שבטווח הקצר מדובר בהשקעה רבה. עלות התוכנה מהווה רק כ-25% מעלות המעבר כולו – ומעבר לכך יש צורך בתחזוקה שוטפת – לשם שדרוג התוכנה בהתאם לצרכים כל פעם – ולשם התגברות על תקלות. הגוף שאחראי על התחזוקה יכול להיבחר ע"י החברה – פנימי – או – חברת התוכנה שאחראית לפיתוח הראשוני של המוצר.

• תלות במוצר יחיד: באגים בתוכנה או קריסתה יפילו את כל החברה ולא רק סקטור בודד כפי שהיה עד כה, מכיוון שמדובר על מאגר נתונים שמתרכז במקום אחד. ישנן שיטות גיבוי רבות כדי למזער סיכון זה– אך עדיין, מדובר בסיכון – ובעלות כלכלית שוטפת לשם שמירה על גיבויים.

השלבים בהטמעת מערכת ERP השלבים בהטמעת מערכת המידע ויישומה מהווים את מחזור החיים של מערכת מידע הנמשך בדרך כלל בין 4-10 שנים. הטמעת מערכת ERP בארגון כוללת התארגנות מוקדמת של החברה ושל מנהליה, בחינת התהליכים הקיימים והתאמתם לצרכי המערכת והחברה, ידע של העובדים לשימוש במערכת ונכונותם לקחת חלק בשינוי זה ועוד גורמים רבים אשר מושפעים מהתהליך ו/או לוקחים בו חלק. תהליך ההטמעה של מערכת ERP מאופיין במספר שלבים עיקריים: 1. ייזום הפרויקט – שלב זה כולל בדרך כלל התייעצות עם חברות שכבר ביצעו זאת בעבר, או חברות ייעוץ שונות, בחירת מתודולוגיה, בחירת ספקי חומרה ותוכנה ואסטרטגיית הטמעה. 2. תכנון – ארגון הפרויקט מבחינת האנשים המשתתפים בו, קביעת מטרות ויעדים, קביעת לוחות זמנים, קביעת השיטה בה תעשה ההטמעה והשלבים בשיטה זו, הקצאת משאבים וקביעת מדדים להטמעה. 3. ניתוח ותכנון תהליכים – מיפוי התהליכים הקיימים, התאמתם לצרכים ואפיון הארגון כפי שהוא היום וכפי שהוא עתיד להראות לאחר הכנסת המערכת החדשה. 4. יישום – התאמת המערכת לארגון ובחינת המודולים השונים, הדרכת עובדים והסבת כוח אדם. 5. הטמעה – השלב בו המערכת החדשה מחליפה את המערכות הישנות . 6. תפעול ובקרה – התאמה סופית, סקירות תקופתיות של המערכת, השוואות תכנון מול ביצוע ובדיקת הצלחתה של המערכת.

דוגמאות למערכות ERP

ישנן מספר רב של מערכות ERP כתוכנות מדף. הן נבדלות זו מזו בהיקף התהליכים העסקיים המוגדרים מראש בהן, וכן באופן בו ארגונים יכולים לעשות שינוי של התהליכים הללו. להלן מספר דוגמאות למערכות ERP:

• Oracle Applications - מוצר התוכנה שחברת אורקל, ספקית מסד הנתונים הנפוץ בעולם, יצרה. אורקל מאמינה ביצירת בסיס עסקי מוגדר ומצומצם במערכת אותה היא מספקת, ונותנת ללקוחותיה אפשרות לשנות את הקוד והתהליכים העסקיים לצרכיהם. ארגונים המיישמים את מוצריה, לרוב הינם ארגונים גדולים בעלי כח אדם רב, לדוגמת חיל האויר, טבע וכו'. ברכישת מוצר זה ניתן להקטין את ההתנגדות הפנימית (להלן) שקיימת מהכנסת מערכת כזו.

• SAP - Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung - חברה גרמנית המייצרת מערכת ERP בשם SAP R/3 שתכליתה הוא קיום בסיס עסקי מוגדר ונרחב על פי נסיון של מספר רב של חברות התורמות לתהליכים עסקיים חוצי ארגון. ארגונים המיישמים את מוצריה הינם ארגונים גדולים ובינוניים המעוניינים בהתייעלות ברמת מערכות המידע, למשל אוסם, פז, חיל הים, חברת חשמל לישראל, תעשייה אווירית וכו' . במוצר זה יש פחות אפשרות לשנות את התהליכים העסקיים המוגדרים, אך ישנם תהליכים רבים יותר מהקודם.

קיימים מוצרים נוספים ישראליים ואחרים, אך אלו השחקניות העיקריות בשוק הישראלי. כיום, לא רק חברות גדולות עושות שימוש במוצרים אלו אלא גם שוק ה-SMB - עסקים קטנים ובינוניים. ENTERPRISE RESOURCE PLANNING