פורטל ארגוני
מתוך WikiBook
[עריכה] פורטל ארגוני
הפורטל הארגוני (אינטראנט) הינו רשת תקשורת פנים- ארגונית הפועלת בטכנולוגיית האינטרנט. הוא מהווה מסך כניסה לכלל המשתמשים בארגון בעת כניסתם למחשבים האישיים. המטרה העיקרית בהקמת הפורטלים הייתה יצירת שער כניסה מוכר וידוע למשתמש, שינוהל באופן ארגוני מרכזי, ועם זאת גמיש ומגוון מספיק, כך שניתן יהיה להתאימו לצרכי המשתמשים ולקבוצות השונות בארגון.בעבר, שער זה טיפל בניהול ידע ופרטי תוכן בלבד. היום, ההגדרה הורחבה וניתן לשלב בין פורטל ארגוני לפורטל אפליקטיבי, שיקשר את המשתמש למערכות הארגון הפנימיות השונות, כולל מערכות האינטרא-נט, וכן יקשר את המשתמש גם למערכות חיצוניות (דרך גישה לאינטרנט, ואף יוכל לשמש כשער גישה מבחוץ פנימה ( אקסטרה-נט ). לא בכל הפורטלים קיימת גישה לאינטרנט החיצוני (לדוגמא-צה"ל).
דרישות בסיסיות מפורטל ארגוני: 1.ממשק פשוט, ונוח לתפעול גם למשתמש הלא מיומן. 2.יכולות לכידה של הידע הארגוני, קרי תיעוד הידע הגלוי והחבוי הקיים בארגון. 3.יכולות של קטלוג ואחסון במקום מרכזי ונגיש לכל מי שזקוק למידע. 4.יכולות הפצה של מידע לפרופילי משתמשים מותאמים, זאת תוך שימוש בטכנולוגיות של דחיפת ידע. 5.יכולות חיפוש ואיתור מידע מפותחות. 6.מערכת הרשאות (גם אם משתמשים ברשת הפנימית, ובעיקר אם משתמשים ברשת החיצונית) ואבטחה ברמה גבוהה. מתוקף היותו של הפורטל שער הכניסה למערכות הארגוניות השונות עליו להיות בעל מנגנון כניסה יחידה SSO Single sign on)). 7.פרסונולזיציה הן בהתאמת המידע המוצג לפרופיל המשתמש והן ביכולתו של המשתמש להגדיר את פריטי המידע בהם הוא מעוניין.
קיימת חשיבות לעיצוב הפורטל ולמיקום הפריטים השונים. בנוסף, ברובד התשתיתי ישנה חשיבות למנוע פורטל חזק ולתשתית פיתוח ותחזוקה מהירה ונוחה למפתחים.
כלי עזר נוספים רצויים: מנוע חוקים עסקיים, כלי ניהול תהליכים (WF)ומנגנון CACHE מתקדם.
יתרונות הפורטל הארגוני הם: - ממשק משתמש פשוט, נוח וידידותי - מאפשר שליטה מקיפה בתכנים (בהיבט אבטחת מידע) - נותן מענה לבעיית העומס על הרשת - פותר את בעיית השליטה בכמות הידע המצטברת בארגון
הפורטל מחולק בדר"כ לאזורים, שלכל אחד מהם מטרה שונה והנתונים בו מגיעים ממקורות מידע שונים:
- ריכוז מידע חיצוני שאמור לעניין את כלל משתמשי הארגון (לדוגמא נתוני שערי מט"ח אם מדובר בעובדי שוק ההון), כולל מידע על עדכניות הנתונים.
- ריכוז מידע אישי ומותאם למשתמש (כגון: תיבת הדואר שלי, פגישותיי, הקישורים המועדפים עלי, קהיליות המידע שלי)
- נתונים כלליים פנימיים של הארגון (כגון ספר טלפונים פנימי).
- הודעות חשובות מטעם גורמים ארגוניים כלליים (כגן הודעות בנושא משכורת, כ"א ורווחה).
- הודעות מטעם המנהלים לקבוצת העבודה שלהם.
- יכולת כניסה לפורומים בארגון.
- יכולת גישה למערכות ניהול תוכן ספציפיות (בארגונים מוכווני מכירה: יכולת גישה למידע על מבצעי מכירה חמים, דיווחים ממערכות על נתוני מכירה, מסמכים ומצגות).
- יכולת גישה וניווט (כניסה) למערכות הארגוניות האפליקטיביות (לדוגמא גישה למערכת הפיננסית של הארגון, או למערכת ניהול קריאות השירות).
כלים מובילים לבניית פורטל ידע
בניית פורטל ב-JAVA:
Oracle Portal
IBM WebSphere
BEA Weblogic
Magic iBolt
בניית פורטל בכלים של Microsoft
NET framewor
SharePoint
CRM
CMS
BizTalk
כיצד כל ארגון בוחר את הכלי המתאים עבורו?
- שיקולים ארגוניים (גודל הארגון, תחום עיסוקו וכו').
- התאמה לתשתיות (מערכות ההפעלה) הקיימות בארגון (כגון: מערכת ה-ERP, מערכת ניהול הדואר וכו').
- הכרות עם סביבת הפיתוח- ארגון המתמחה ב-JAVA ירגיש נוח בסביבת פיתוח בשפה זו, באופן דומה ארגון שנוהג לפתח ב-NET יעדיף את חבילות התוכנה של Microsoft
אפשרויות למימוש:
- Outsourcing- חברה חיצונית שתספק את שרותי הפיתוח והתחזוקה של הפורטל.
יתרונות:
- החברה החיצונית היא בעלת נסיון והתמחות רבה יותר בהקמת הפורטל.
- עלות גבוהה
- תלות בספק וחוסר גמישות לשינויים ותחזוקה
- Insourcing- שימוש במשאבי החברה (הקצאת כוח אדם קיים) לפיתוח והקמה של הפורטל.
יתרונות:
- עלות נמוכה (עלות פנימית שנובעת משינוי סדרי עבודה פנימיים).
- ייעול תהליכים פנים ארגוניים: שרות לקוחות מהיר ומשופר, חסכון בזמן עבודה ובכוח אדם.
- הפצת תכנים חדשים ועידכון תכנים חדשים.
- שליטה מלאה במערכת וגמישות לשינויים ותחזוקה במערכת.
-מאפשר אינטרקציה טובה יותר בין שלוחות החברה ,שיתוף והעברת מידע בין הצוותים והמשתמשים השונים בארגון.
חסרונות:
- הסבת כוח אדם קיים לניהול וביצוע הפרוייקט וההטמעה של הפורטל.
