סכום ומסקנות
מתוך WikiBook
מערכות מידע מהוות כלי מרכזי במעבר לעידן המידע. נועד להן תפקיד חשוב בתהליך ההמרה של מבנה החיים הכלכליים. מכאן שמרכזיות מערכות המידע, וערכו של המידע עצמו לפרט ולארגון הולכים וגוברים. תפקידן של מערכות מידע הוא קודם כל בחיזוק הקשר בין מידע להחלטות. לכאורה החלטות מתבססות בעיקר על מידע. אולם הפערים והחולשות של המודל הרציונאלי-נורמטיבי מראים כי יש מקום להשקיע בחיזוק ביסוסן של החלטות על נתונים ומידע. כפי שנראה ביחידות הבאות, מערכות מידע הן כלי מצוין לצורך זה.
על מערכות המידע והמשתמשים בהן לערוך הבחנה בין נתונים, מידע וידע. באופן דומה, על מערכות המידע להתייחס להבדלים בין סוגי החלטות שונים, ולשקף הבדלים אלה בטיפול שונה בהחלטות שונות, בנתונים, במידע, ובידע. על האופנים הספציפיים בהם מערכות מידע עושות הבחנות אלה נעמוד ביתר הרחבה ביחידות הבאות.
על מערכות המידע לאפשר אגירה ושליפה של עובדות. הן יכולות לפצות בכך על מגבלותיו של הזיכרון האנושי, במהירות ונפח. מערכות מידע הן חלק מן ה"זיכרון החיצוני", ובכך תהיינה לעזר ככל שנפחן יהיה גדול יותר, וככל שנפח זה יהיה מוגבל פחות במהירויות גישה נמוכות. מאחר שהצפיות ממערכות מידע הן שתכלנה נפח רב של נתונים, עליהן להוסיף על הנפח הגדול ומהירות הגישה, גם כלים שיאפשרו סינון ומיקוד. בהחלטות המתקבלות תחת לחץ, על מערכות המידע לאפשר לא רק גישה למידע רב, אלא גם צמצום של שדה המידע לזה הרלוונטי.
למערכות מידע תפקיד מרכזי בעיצוב מסגרת ההתייחסות של מקבלי ההחלטות. בכך, מערכות מידע הן כלי עיקרי להרחבת התחום של הרציונאליות התחומה, להקטנת המגבלה של מסגרת ההתייחסות, להגדלת הגמישות של מוטת השליטה האנושית ולעצם הגדרה נכונה של הבעיה.
מערכות מידע משמשות להצגה ותקשורת של מידע, עם אחרים ובין המשתמש לעצמו. תהליך האגירה של פריט מידע ושליפתו מאוחר יותר על ידי אותו אדם, הוא תהליך בו האדם "מתקשר" עם עצמו. כיון שכך, על מערכות מידע לפתור את בעיות התקשורת של מידע: התגברות על רעשים ועיוותים בתהליך העברת המידע והימנעות מנפילה בפח "ההבדל המוחשי המזערי". על מערכות מידע לעשות שימוש ביתירות מתוכננת. מערכות מידע חייבות לכלול פתרונות מתוכננים להדגשת יוצאים מן הכלל וסטיות. כאשר מוצגים מערכים של פריטי מידע, יש להקפיד להימנע מהצגה של יותר משבעה עד תשעה פריטים בבת אחת. יש להדגיש הבדלים ושינויים חשובים, מאחר שנטייתם של אנשים היא להחמיץ הבדלים קטנים מן ההבדל המוחשי המזערי. עם זאת, על מערכות המידע להדגיש אגרגציה (קיבוץ ומצרפיות) של נתונים, כך שהעצים אותם היא מציגה, לא יסתירו את היער ברמת הפירוט המעניינת את מקבל ההחלטות.
יכולת שיטוט ותאיה: צורת החשיבה המקובלת על מנהלים איננה בהכרח סדורה בתבניות קבועות. גם אם יש מבנה מסודר לחשיבה זאת, אין לנו אפשרות לחזות, או זכות לכפות מבנה כזה או אחר. לכן על מערכות מידע העומדות לרשות מנהלים להיות גמישות. המערכות צריכות לאפשר ואף לעודד "שיטוט" ותאיה במידע. על המערכת לעודד "היתקלות" של מנהלים במידע שהם עלולים לא לדרוש מראש או באופן פורמאלי. על המערכות להכיל ככל האפשר יותר כלים המאפשרים בחינת חלופות וניתוחי רגישות. כדי להשיג זאת, על המערכות להדגיש מהירות ועדכון, ולהכיל כלים מגוונים ככל האפשר להצגת אותם נתונים בצורות שונות (למשל בצורה מספרית, גראפית ובאנימציה). עם זאת, על מערכות מידע להיות רגישות לבעיית עומס יתר של מידע, ולתרום להפחתת כמויות המידע והנתונים עצמם להם נחשפים מקבלי החלטות.
מבניות ההחלטה, אלגוריתמים והיוריסטים: מערכות מידע חייבות לתפקד בסביבות של החלטות מסוגים שונים. מערכות מידע חייבות להביא בחשבון רמות מבניות שונות של החלטות. על מערכות מידע לספק תמיכה למרשמים לקבלת החלטות, בין אם אלה מרשמים פורמאליים או לא פורמאליים.
מערכות מידע מהוות (וכנראה תמיד תהיינה) שינוי משמעותי לפרט שצריך לאמץ אותן. יש לנקוט בטכניקות של החדרת שינוי כשמכניסים מערכות חדשות לשימוש. טכניקות אלה צריכות להיות רגישות להתנגדויות כמעט אוטומאטיות של הפרט לשינויים. מעורבות בתכנון השינוי מסייעת לקבלתו. מאידך, מערכות מידע יכולות לנצל את הנטייה האנושית לשמרנות, אם תקפדנה על עקביות (קונסיסטנטיות) פנימית.
מערכות מידע צריכות לתמוך בעבודה האמיתית של מנהלים, כולל בתקשורת הבין-אישית, בנוסף לתפקידיו ה"קלאסיים" של המנהל. מערכות פחות פורמאליות, יותר מהירות וגמישות, תהיינה יותר שימושיות למנהל בעבודתו ממערכות גדולות ונוקשות. על המערכות לכלול מודלים אנליטיים ואינטואיטיביים בכפיפה אחת. על המודלים לבטא באמינות את המגבלות הבירוקרטיות והפוליטיות תחתן פועלים מקבלי החלטות.
