סיכום ומסקנות
מתוך WikiBook
תהליך ההשפעה של מערכות מידע על ארגונים נמצא עדיין בעיצומו, וקיימות עדויות המצביעות על ארגונים שונים שהושפעו בצורה שונה. סביר שתהליך ההשפעה של מיחשוב על הארגון יהיה שונה מארגון לארגון, יושפע באופן שונה על ידי מערכות מידע שונות, ויתנהל אחרת במקומות שונים, ענפים כלכליים שונים, וכדומה. לכן עדיין מוקדם לחרוץ משפט בהשוואה בין המודלים השונים שנמנו לעיל. ברור כי כיוון ההשפעה הוא דו-סטרי, כלומר מערכות משפיעות על הארגונים, ומאידך הארגונים משפיעים על מערכות המידע. מבנה הארגון וצרכיו, הדרגים ההיררכיים השונים בו, והתפתחותו ההיסטורית הכתיבו את התפתחותן של מערכות מידע שונות, המיועדות לשרת מבנים, דרגים, ושלבים התפתחותיים שונים. מאידך ,למערכות מידע יש הזדמנות להשפיע על המבנה, המטרה, חלוקת העבודה הערכים, הפריון, הרווח והמצב התחרותי של הארגון. כמובן שמנהלי הארגון אחראים על המידה בה הזדמנות זאת אכן תמומש. במובן זה מערכות מידע אינן מסירות אחריות מן המנהלים, הן רק מוסיפות לנטל האחריות.
מסקנות מגישת המערכות והידע על ארגונים לתיכנון וניהול מערכות מידע:
מתוך הניתוח של גישת המערכות והארגון עולות מספר מסקנות, אותן ניישם לעומק כשנדון בשיטות וכלים לניתוח ותכנון מערכות מידע:
- ארגונים ומערכות מידע, אבל גם חבילות תוכנה ומחשבים הם מערכות. אלה מערכות מוחשיות, מלאכותיות, פתוחות ובעלות מטרות מוגדרות. גישת המערכות מספקת כמה עקרונות שימושיים המסייעים בהבנה, תיכנון וניהול מערכות מורכבות מסוג זה.
- יציבותה של מערכת פתוחה, כמו מערכת מידע, ניזונה ממידת המשוב הבנוי לתוכה. הקלטים של מערכת מידע כוללים אנרגיה ומידע. חלק ממידע זה צריך להיות מידע שמטרתו משוב לשימור המערכת.
- כדי להבין מערכת, יש לזהות ולהשיג הסכמה לגבי מהות ומטרות מרכיביה ותת המערכות שבה. תת המערכות של מערכת צריכות לפעול בתאום (לפחות של מטרות) עם המערכת בה הן מוכלות.
- כאשר מתעוררות תקלות או בעיות במערכות, יש להבחין בין הבעיה לבין תופעות הלוואי שהיא גורמת. עובדה זאת שימושית באבחון וטיפול במערכות מידע.
- השלב החיוני ביותר בתכנון מערכות, באבחונן, ובפתרון בעיות הנוגעות להן הוא שלב הגדרת מטרותיה של המערכת. בארגון או מערכת שאינם מתפקדים, יש כנראה בעיה כבר בשלב הגדרת המטרות והשגת הסכמה עליהן.
- טיפול במערכת מורכבת נעשה על ידי ניתוח וזיהוי מרכיביה. ממשיכים לפרק את המערכת לתת-המערכות המרכיבות אותה. תהליך הפירוק לתת-מערכות משנה יכול להמשיך עד שמגיעים לרמת מורכבות נמוכה מספיק לטיפול, או עד רמה שרירותית, בה נחליט שנתייחס לתת המערכת כאל "קופסא שחורה".
- אחת מתכונותיה החשובות של כל מערכת היא רמת הממשק ("הזיווג", coupling) שבין תת המערכות המרכיבות אותה. אחד מתפקידי המנהל הוא שליטה ברמת הזיווג, ותכנון התאום המכוון את הזיווג.
- אחד מתפקידיי הניהול הוא בחינה ניהולית וכלכלית של רמת הזיווג: עד כמה תלות תת-מערכות אלה באלה, ועד כמה אפשר להפחית את התלות על ידי בניית מלאים, מחסני ביניים ותקינה.
- על מנהליה של מערכת לעקוב בנפרד אחר יעילותה ומועילותה.
- המבנה הפוליטי, וקיומם של נהלים, שגרות תרגולות ותרבות ארגונית מאפיינים כל ארגון. לתכונות אלה יש תרומה גדולה ליציבות וליעילות של הארגון. אולם, באותה עת, הם מהווים מחסומים טבעיים בפני שנוי (למשל הטמעת מערכת מידע חדשה). אם השנוי חשוב לארגון, עליו להתמודד עם תכונות אלה של הארגון.
- כבר בשלב התכנון, יש להכיל בתוך מערכות כלים ומערכות משנה שתפקידם ניהול בקרה של המערכת.
- בארגונים קיימות או שאפשר לבנות מערכות מידע שונות, המיועדות לענות על צרכים שונים ושרת דרגים שונים.
- למערכות אלה יש דגשים שונים: יש מערכות המדגישות טיפול בנתונים, ואלה המדגישות כלים אנליטיים. יש מערכות המיועדות להחליף כוח אדם, ויש כאלה המיועדות לסייע בידי כוח האדם הקיים. יש מערכות המטפלות ביעילות הארגון, ויש המתייחסות לתועלתו.
- תרומת מערכות המידע הממוחשבות לפריון היא נושא שיש לעקוב אחריו הן בטווח הקצר והן בטווח הארוך.
