סוגי מערכות מידע באירגונים
מתוך WikiBook
בארגונים קיימות מערכות שונות לטיפול במידע, שמטרותיהן מגוונות ומתאימות לרמות שונות בארגון, ולסוגי פעילות שונים.
ניתן לחלק את סוגי מערכות המידע לשלושה סוגים עיקריים:
1. מערכות תשתית.
2. מערכות תפעוליות.
3. מערכות בינה עסקית (BI-Business inteligence) לתמיכה בקבלת החלטות.
ניתן לנתח את הסוגים השונים של מערכות המידע ממספר זוויות ראיה שונות:
- התהליך ההיסטורי של פיתוח הטכנולוגיה של המערכות ואימוצן על ידי ארגונים.
- הרמה הניהולית אותה משרתות מערכות שונות.
- מחיר הקניה ועלות התפעול הכוללת של מערכות מידע.
- חשיבותן, מרכזיותן ועוצמתן הארגונית של מערכות מידע.
ניתן להסיק, כי כל אחת מזויות הראיה שהוצגו עומדת בפני עצמה: לא יהיה נכון לומר שמערכות מידע, ובמיוחד מערכות המידע הממוחשבות, התפתחו בחמישים השנה האחרונות בצורה רציפה וליניארית, או בכיוון אחד. תהיה זו טעות לחפש מגמה אחידה, של עליה או ירידה רציפה במיקומם הארגוני של מערכות המידע, ,סוגי היישומים והתפקידים המוטלים עליהן או מחירי המערכות. למעשה, הדבר היחיד הקבוע שניתן לאתר בתהליך ההתפתחות של מערכות המידע הוא ההתרחבות הבלתי-פוסקת וההצטרפות של פונקציות ותחומי עיסוק נוספים בכל עת.<br
עקב ריבוי מערכות המידע, מורכבותן וההסתמכות עליהן בעריכת דוחות כספיים, פורסמו ע"י לשכת רו"ח בישראל הוראות מיוחדות המחייבות את רואי החשבון לערוך ביקורת לאותן מערכות מידע.
מצ"ב קישור לגילוי דעת שפרסמה לשכת רואי חשבון בנושא:
גילוי דעת מלשכת רואי החשבון
מערכות תשתית:
מערכת המאפשרת את הפעלת מערכות המידע בארגון.
לדוגמא:רשת (c2c, gtc,Internet, intranet, B2B, B2C), אחסון (DBMS, DW), אבטחה (DRP), ואינטגרציה (EAI)
מערכות תפעוליות:
לדוגמא: TPS , ERP, CRM
מערכות בינה עסקית:
לדוגמא:
מערכות מידע לניהול בכיר (ESS -- Executive Support Systems), מערכות מומחה (Expert Systems), ומערכות אחרות מבוססות בינה מלאכותית(AI-Artificial Inteligence), מערכות אסטרטגיות מערכות תקשוב.
פרקי ספר הלימוד
[עריכה] מערכות מידע בארגונים
ארגון – קבוצת אנשים, העובדת על תחום או משימה משותפת ואשר יש לה אוריינטציה (המטרות שלשמן קם הארגון), לגיטימציה (המטרות המצדיקות את הקמתו של הארגון) ומדד (הקריטריון להצלחת הארגון). סוגי הארגונים על פי חלוקה אחת: ארגונים עסקיים, ארגונים לעזרה הדדית, ארגונים שירותיים וארגונים ציבוריים; ועל פי חלוקה אחרת: ארגוני ייצור ושירות, ארגוני תחזוקה, ארגוני הסתגלות וארגוני מדיניות.
תהליכים מ'הדור הישן' - התהליכים המסורתיים בארגון הקדם-מתוקשב, המאופיינים, בין השאר, בישיבות מרובות משתתפים, תיעוד ידני והפעלת נציגי שירות. תהליכים אלה אינם עונים עוד על צרכי הלקוחות בני זמננו ואינם יוצרים יתרון תחרותי בשוק העתידי. מגבלותיהם העיקריות הן: מיקום במקום ובזמן מוגדרים; איטיות הנובעת מאי-זמינות המידע לשליפה בזמן אמת; גמישות נמוכה בכל הנוגע לעיבוד מידע ולהפיכתו לידע; מוגבלות ביכולת ההפצה של מידע לכלל הארגון וללקוחותיו; אי-שקיפות ארגונית; מוגבלות בניהול תוכן; מוגבלות בהבניית הידע הקיים בארגון; היווצרות כפילות ויתירות של מידע ושל פעולות קלט/פלט.
מערכות ממוחשבות ומקוונות בארגונים - אוסף של כלים דיגיטליים ומדיות אלקטרוניות שפעולותיהם מחליפות ומייעלות חלק מהתהליכים הארגוניים הישנים, על מגבלותיהם, וחלקן אף מבטלות את ההצדקה לקיומם של תהליכים אלה. הן מגבירות את נגישותו, זמינותו, ניצולו ומיידיותו של המידע, . הן מייעלות את עדכונו, איתורו, שליפתו והפצתו לעובדי הארגון וללקוחותיו, ומקנות להם מעורבות אינטראקטיבית בתהליכי הארגון. הן תורמות ליצירת מערכת ידע מובנית בארגון, לשיפור הסקת המסקנות הניהוליות המובילות להחלטות מעשיות בו, ולשיפור השירות ללקוח תוך ניהול ריכוזי של נתוניו (במערכות e-CRM). הן מאפשרות יצירת אינטגרציה בין מערכות פנים-ארגוניות שונות וכן אינטגרציה עם מערכות חוץ-ארגוניות.
מאחר שתהליכים ארגוניים מ'הדור הישן' מעוצבים לסביבה שבה מתקיים מגע פיזי ישיר של המשתמשים עם החומרים, הם מגבילים את הארגון מבחינת מקום, זמינות, גמישות בהעברת החומר, אחסון, קבלת החלטות, שליטה במידע המתגבר בארגון ובשוק, ומבחינת עיבוד המידע לידע תומך החלטות. ארגונים המוגבלים בפרמטרים אלה מאבדים את יתרונם התחרותי בסביבתם העסקית וצפויים להיעלם.
"עסקים שלא ישכילו להבין את התלות בטכנולוגיה כתנאי קיומי להישרדותם, עלולים להיעלם מהמפה עד שנת 2006", קובע מנכ"ל חברת הייעוץ גרטנר ישראל, ומדווח כי בנקים גדולים בישראל השקיעו לאחרונה כל אחד 200-100 מיליון דולר בעדכון התשתיות הטכנולוגיות לצרכי "כלכלת העתיד", המחייבת סגירת פערים טכנולוגיים מול מתחרים בשוק המקומי, ויישור קו מול מתחרים פוטנציאליים מהשוק הבינלאומי. "בנקים כדוגמה מייצגת", הוא מסביר, "אינם מסוגלים להציע היום ללקוחותיהם תוכניות בנקאיות שונות מהותיות ממתחריהם, ולכן הבידול בא לידי ביטוי יותר ויותר במהירות שבה מטמיע הבנק יישומים טכנולוגיים שמשפרים את היעילות והשירות ללקוח."
ארגון נותן שירות יכול לעבוד מול הלקוח בשלוש שיטות שירות/מכירה:
1.פנים מול פנים – השיטה הקלאסית המסתמכת לגמרי על אנשי שירות.
2.מרכזי Call Center כחלק ממערכי CRM - שילוב טכנולוגיה עם אנשי שירות.
3.שירות עצמי באינטרנט – ללא מעורבות אנשי שירות.
יחס העלויות בין שיטות השירות השונות (לאו דווקא בעולם הבנקאות) מצביע בבירור על יתרון לטובת הטכנולוגיה. מקובל לחשב את יחס העלויות בין השיטה הקלאסית לשיטת ה-Call center כ- 1:10 (ובגישה שמרנית יותר 1:5) לטובת האחרונה וכך גם היחס הקיים בין השיטה השנייה לשלישית לטובת שירות עצמי באינטרנט".
בשנים האחרונות ניתנת חשיבות הולכת וגדלה למערכות המידע הקשורות באנשים, אם בעדכון נתונים ל DW (מחסן הנתונים) או לחילופין אל מול הלקוחות . גימיקים רבים הקשורים לשיווק הם למעשה תוצר של מערכת ניהול מידע נכונה ופנייה ללקוחות בצורה שתמשוך אותם.
קיימים מספר סוגים של מערכות מידע באירגון:
א. מערכת מידע מרוכזת - מערכת אשר מרכזת לתוכה את כל העיבודים שנעשים באתר אחד. מסד הנתונים הוא יחיד.אספקת השירותים הנדרשים היא מרכזית. משתמשי המערכת יכולים לקבל שירותי מחשוב על ידי העברת נתונים באופן אלקטרוני או באופן פיזי.
ב. מערכת מבוזרת - מערכת אשר מבצעת חלק מהפעולות הדרושות באתרים שונים וזאת באופן עצמאי וחלק אחר מהפעולות מתבצע באתר המחשוב המרכזי .
ג. מערכת מפוזרת - מערכת אשר בה אין בקרה מרכזית של מחשב ראשי. לא קיים שום קשר בין מערכות המחשוב השונות שפועלות כל אחת באופן עצמאי. לכל מערכת כזו קיימים בסיסיי נתונים משלה, שנמצאים באתרי מחשוב שונים. האחריות למימון,פיתוח ותחזוק המערכת מוטל על אותה יחידה מסויימת אשר מקבלת שירות מן המערכת.
יתרונות של מערכת המידע באירגון:1)שיפור התהליכים העיסקיים באירגון2)הפקת תועלת מחידושי הטכנולוגיה3)הפקת תועלת מירבית ממידע 4)זיהוי סיכונים שעומדים בפני האירגון.
מערכות שונות:
מערכת ניהול ידע-
מערכת ניהול ידע בארגונים מאפשרת שיתוף של מידע הקיים בארגון באופן חוצה ארגון כך שאין צורך לעדכן כל משרד / קבוצה וכו' באופן פרטי במידע. המידע משותף לכלל הארגון ולאנשים המוסמכים לכך ישנה האפשרות להוסיף למידע הקיים / לשנותו או לעדכנו. מערכת זו הינה חשובה ביותר, אולם יקרה ולוקח זמן עד שהיא נכנסת לפעולה. יש להתאימה לארגון. דוגמא לסגנון של שיתוף מידע ניתן לראות במה שמכונה "פורום", בו כל אחד יכול להיכנס, להתעדכן במידע ולהוסיף מידע חדש משלו.
מערכת קבלת החלטות-
מערכת קבלת החלטות בארגון הינה מערכת אשר עוזרת לנו ל"קבל" החלטות נכונות על סמך נתונים שהגדרנו לה מראש. לדוגמא, במידה וכאשר אדם עורך בדיקת דם נתגלה כי רמת הסוכר בדמו היא מעל 130 מ"ג, יש צורך בבדיקת דם מקיפה. על מנת לחסוך לאחות לחשוב בכל פעם על דרך פעולה, באופן אוטומטי יופיע לה על הטופס הצורך בבדיקת דם מקיפה כאשר התוצאה גבוהה מ-130 מ"ג. בצורה זו נחסכות טעויות רבות. המערכת פועלת בצורה חוצת ארגון כך שכל קופות החולים (במקרה הנ"ל) זכאיות ל"הנות מהעזרה". יש צורך בהתאמה אישית של המערכת לכל ארגון וכמובן בהזנת הנתונים הראשוניים, אולם מערכת זו יכולה לחסוך במשאבים רבים מרגע כניסתה לפעולה ולהועיל רבות לארגון.
Data Mining -
זוהי מערכת אשר לוקחת כמות גדולה של נתונים תפעוליים, ומנתחת אותם על מנת להבין דפוס התנהגות מסויים (לדוגמא מניתוח סך החייבים לחברה מסויימת, ניתן לדעת מה רמת הסיכון של החברה). המערכת לא מציינת נתונים שהיו קיימים בעבר, אלא מתעדכנת באופן שוטף. המערכת עוזרת לנו לראות מגמות בהתנהגות.
פרקי ספר הלימוד
