מערכת ארכיון דיגיטאלית
מתוך WikiBook
מערכת ארכיון דיגיטאלי היא מערכת שפותחה כתחליף או כמוצר נוסף לארכיון כפי שאנו מכירים אותו בצורתו הפיזית.
המערכת פועלת בשיטת "האחסון וההצגה".
מערכת זו מקושרת למערכת סריקה המאפשרת סריק של כל המסמכים והנתונים הרלוונטיים לחברה, החל מיום הקמתה (דוחות ניהול פיננסים, פרטים על בעלי החברה וכו') והעברתם לבסיס נתונים שיושב בשרתים גדולים וזאת תוך הכנסת ערך ייחודי המאפיין כל מסמך בנפרד.
ערך ייחודי זה יכול להיות לדוגמא, מספר תעודת הזהות או כל מספר אחר שיינתן לאותה קבוצת מסמכים וזאת על מנת לייעל את הנגישות ולהפרידם זה מזה.
יש לציין כי פיתוח הרעיון למערכת שכזו החל כבר בשנות ה-60 בארה"ב.
אומנם הפיתוח והמחקר בפועל שהביאו למינוף של תהליך קביעת תקנים בינלאומיים ברמות הגבוהות ביותר החל באוסטרליה בשנות ה-90, הביאו לפיתוח טכנולוגיה של מערכות לשימור ותיעוד דיגיטאלי.
כיום, חברה המעוניינת לשמר ולתעד מסמכים בדרך היעילה והאפקטיבית ביותר, עם נגישות וזמינות המהירים ביותר למידע, מתנהלת בעזרת מערכת כזו.
באופן טבעי ככל שתתפתח הטכנולוגיה יתפתחו גם המערכות בהתאם.
