מערכות תומכות החלטה

מתוך WikiBook

מערכות תומכות החלטה Decision Support Systems ( בראשי תיבות DSS) מיועדות לסייע למנהלים בדרג גבוה לפתור בעיות מובנות חלקית. המערכת תומכת במשתמש ותורמת בעצם תמיכתה לאפקטיביות המשתמש. מנהלים מופקדים על קבלת החלטות בעייתיות: החלטות שאין להן מרשם קבוע, המתקבלות בתנאים של אי-וודאות, החלטות שלא הצטבר לגביהן נסיון רב, החלטות שיש לקבלן במהירות, או החלטות בתנאים משתנים במהירות. כפי שראינו בפרק הקודם אופיה של עבודתו של המנהל היא רבוי החלטות מן הסוג הזה. מדרך הטבע מערכות תומכות החלטה ממוקמות גבוה יותר בהיררכיה הארגונית. מערכות מסוג זה החלו להופיע בארגונים רק בשנות השבעים, לאחר התבססותן של מערכות מידע ניהולי (בשנות הששים), ומערכות לעיבוד תנועות, שכבר היו בארגונים מאז שנות החמישים.

מערכות תומכות החלטה חייבות להכיל אוסף מגוון של כלים אנליטיים. מכאן שמערכות תומכות החלטה שונות ממערכות לעיבוד תנועות בכך שהן עתירות-כלים (בעוד מערכות לעיבוד תנועות הן עתירות-נתונים). שלא כמו במקרה של מערכות מידע ניהולי, מערכות תומכות החלטה צריכות להתמודד עם מצבים מגוונים ולא צפויים. לכן עליהן לאפשר למשתמשים בהן גמישות בתהליך עיבוד המידע. מערכות תומכות החלטה שואבות נתוני-גלם לפעילותן ממערכות מידע ניהולי, ממערכות עיבוד תנועות, ומגורמים חיצוניים למערכות המידע של הארגון, ואפילו ישירות מגורמים חיצוניים לארגון. למשל, מערכות תומכות החלטה נשענות לעתים קרובות על נתונים כלכליים או חדשותיים, המגיעים ישירות מן העתון של אותו יום, כמו שער החליפין, נתונים על שנויים בביקוש, או בחקיקה.

מבחינת המבנה שלהן, מערכות תומכות החלטה מצטיינות בגמישות ובאינטראקטיביות. התקנתן של מערכות תומכות החלטה בארגון מלווה לעתים קרובות בבניית "מחוללים" של מערכות תומכות החלטה (Decision Support System Generators). מאחר שמערכות ידע לתמיכה בהחלטות צריכות לפעול היטב בסביבה שהיא, מתוך הגדרה, דינאמית ומשתנה, חשובה היכולת לעדכן את המערכת, להוסיף עידכון או שינוי כיוון לתמיכה שהיא מספקת להחלטות. האינטראקטיביות של מערכות תומכות החלטה מיועדת לסייע למשתמשיהן לעשות שימוש במגוון הכלים האנליטיים שעליהן להכיל, ולעודד את המשתמשים לבחון את הנתונים מזוויות שונות. מערכות תומכות החלטה מבוססות, לעתים קרובות, על עקרון של "ניתוח רגישות" (Senstivity analysis), כלומר מיועדות לפיתוח של תשובות לשאלות מסוג "מה יקרה אם?"

הדוגמה הנפוצה והמוכרת ביותר של מערכות תומכות החלטה הוא הגליון האלקטרוני [סוג של תוכנה המיועדת לסייע בקבלת החלטות, חישובים וטיפול בנתונים. הגליון האלקטרוני מאפשר לבטא מספרים, מלים ונוסחאות, ולבצע חישובים מסוגים שונים בקלות ומהירות. ייחודו של הגליון האלקטרוני הוא בקלות בה אפשר לבטא באמצעותו קשרים ותלויות הדדיות במודלים מורכבים של נתונים]. הגליון האלקטרוני הוא למעשה מחולל מערכות תומכות החלטה וכמו חבילות התוכנה Lotus 1-2-3, Excel, Quattro ודומיהן, מיועד לאפשר למקבלי החלטות לפתח כלים המסייעים בניתוחי רגישות, ומעודד את ניסוח השאלה "מה יקרה אם?" לגבי מצבים ניהוליים שונים. בעזרת הגליון האלקטרוני אפשר לעשות שימוש בכלים אנליטיים שונים, למשל מתחום חקר הביצועים, הסטטיסטיקה, הגרפיקה, הלוגיקה וכדומה, כדי לנתח נתונים שנאספו בתוך הארגון, או נתונים חיצוניים, כדי לסייע בקבלת החלטות גם אם הן אינן מובנות.

דוגמא נוספת למערכת תומכת החלטה מוצלחת וחדישה היא מערכת OLAP

(ON LINE ANLISTYCAL PROCES) 

במטרה לסייע למקבלי החלטות בניתוח ההחלטה שבפניה הם עומדים, כל מערכת החלטה מכילה שלושה רכיבים: (1) אוסף של כלים אנליטיים (2) ריכוז נתונים עליהם מפעילים את הכלים האנליטיים (3) מערכת המנהלת את הממשק בין המערכת לבין המשתמשים בה. למשל, הגליון האלקטרוני משתמש במטפורה של לוח המכיל תאים המסודרים בשורות וטורים. "לוח" זה, בצירוף למערכת פקודות תפריט, וצירופי ההקשה במקלדת ובעכבר הם הממשק במקומות שונים בזכרון המחשב בו אגורים הנתונים. מערכת הממשק מאפשרת למשתמש לקלוט לתוך המערכת נתונים נוספים, ולפלוט את תוצאותיה. פעולתה של מערכת התמיכה בהחלטה באמצעות הגליון האלקטרוני מבוססת על אוסף כלים אנליטיים (למשל פונקציות פיננסיות, כלים גראפיים, תוכניות חיפוש במאגר נתונים, כלים לכתיבת תוכניות ופקודות מאקרו).

איור #: גליון אלקטרוני [סוג של תוכנה המיועדת לסייע בקבלת החלטות, חישובים וטיפול בנתונים. הגליון האלקטרוני מאפשר לבטא מספרים, מלים ונוסחאות, ולבצע חישובים מסוגים שונים בקלות ומהירות. ייחודו של הגליון האלקטרוני הוא בקלות בה אפשר לבטא באמצעותו קשרים ותלויות הדדיות במודלים מורכבים של נתונים. ]המציג מציאת נקודת Breakeven באמצעות חישוב וגרף.

למשל, באיור שלעיל מוצגת מערכת תומכת החלטה שחוללה באמצעות גליון אלקטרוני. הבעיה היתה מציאת נקודת איזון ב...
צריך להדגיש כאן שהגליון האלקטרוני (שהוא אולי אחד מכלי המחשוב המוכרים ביותר) יכול, לכאורה להיות מסווג גם כמערכת לעיבוד תנועות. אפשר לעשות בו שימוש לרישום של תקבולים (כקופה רושמת). הגליון האלקטרוני יכול גם לשמש כמערכת לניהול מידע ( mengment information system-MIS), בכך שננצל אותו לקבלת החלטות מובנות. אולם השימוש הנכון והנבון ביותר בגליון האלקטרוני הוא לצרכי בנייתן של מערכות ארעיות, המיועדות לתמוך בהחלטות מזדמנות, ולעודד נסוי, תהיה וטעיה.

החלטות חשובות באמת מתקבלות על ידי קבוצות של אנשים, ולא על ידי מקבל החלטות יחיד. על עובדה זו נוכל לעמוד גם מנסיוננו האישי: אבחון רפואי חשוב, ליד מיטתו של חולה בבית חולים, מתקבל בהתייעצות של מספר רופאים. הכרעת הדין נמסרת בבית המשפט, במקרים של משפטים חשובים (לפחות) לקבוצת שופטים, ולעתים לחבורה גדולה של מושבעים (כגון: מקרה רצח ממדרגה ראשונה שעונשו מוות בכסא חשמלי במדינות מסוימות בארה"ב). החלטות צבאיות מתקבלות בקבוצת פקודות בה משתתפים מספר קציני מטה. בשנים האחרונות החלו להתפתח מערכות תומכות החלטה המיועדות לתמוך בהחלטה קבוצתית.

מערכות תומכות החלטה קבוצתית GDSS -- Group Decision Support Systems מיועדות לספק תמיכה להחלפת דעות לגבי הבעיה ופתרונות לה, להצגת הדעות והפתרונות המתחרים בצורה השוואתית, ולתהליך הבחירה בין החלופות האפשריות. מערכות תומכות החלטה קבוצתית הן מערכות חדשות יחסית, הנמצאות עדיין בפיתוח וניסוי. בין השאר מתלבטים מפתחי המערכות האלה בהתגברות על האתגר של מתן אפשרויות תקשורת למשתתפים הנמצאים בריחוק זה מזה. אתגר אחר הוא מחשוב התהליך של קבלת החלטות: יצירת כלים להצבעה, הכרעה, ויצירת קונצזוס(=הסכמה מלאה). נושא המערכות תומכות ההחלטה הקבוצתית יטופל יותר לעומק כחלק מן הפרק על מערכות תקשוב.

קישור הכולל רקע מקיף על התפתחות התחום נמצא כאן: http://dssresources.com/history/dsshistory.html המאמר כולל סקירה היסטורית של התפתחות התחום מבחינה רעיונית ויישומית -טכנולוגית. למתעניינים כדאי לפנות ל http://dssresources.com, אתר זה המתמחה בתחום ה DSS ומיועד למפתחי מערכות, מנהלי מערכות מידע וסטודנטים המתעניינים בתחום.

פרקי ספר הלימוד

[עריכה] מוגש ע"י : נירה בראונשטיין כיתת אלמוג

תוספת לספר וויקי מערכות מידע

התוספת לפרק " מערכות תומכות החלטה"

[עריכה] מעקב אחר החלטות

הצורך במערכות תומכות החלטה בעולם המורכב, מרובה הנתונים, הפעולות והגורמים המעורבים והמשפיעים כבר ברור ומובן מאליו וגם מוטמע בחלק ניכר של מערכות מידע אירגוניות, אך נושא המעקב אחר ביצוע ההחלטות חשוב לא פחות. אנו נוטים לדון רבות, אך כשמחפשים אילו החלטות התקבלו מוצאים בהם מעט מאוד אם בכלל. יתרה מכך, במרבית האירגונים אין מעקב מסודר וממוסד אחר ביצוע ההחלטות, אין החלטות מי אחראי על ביצוע ההחלטה, על לוח זמנים ואין מידע באיזה שלב נמצא ביצוע ההחלטה.

מצורף תרשים זרימה מעקב החלטות

יש לומר שמעקב החלטות היא משימה שקשה להטמיע אותה בארגון כיוון שזה מחייב דיווח על ביצוע ההחלטות, עמידה בלו"ז, ותקציב ובעיקר מחייב שינוי בתרבות הניהולית. יש להדגיש שאין דומה דיווח על ביצועים פיזיים ומספריים כלשהם שלהם מערכות מידע משלהם לדיווח על ביצוע החלטות. כאן עומד לרשותנו המחשב שנותן כלים נוחים לדיווח , איסוף נתונים ולמידע ניהולי המציג את תהליך קבלת ההחלטה ןשלבי המעקב אחר ביצועה. מערכת מעקב החלטות מיועדת לשמש עבור החלטות ניהוליות , תוכניות עבודה , פרויקטים ועוד תחומים נוספים והן נכונות לשימוש בכל שלבי הניהול. חברות גדולות ומורכבות כבר משתמשות במערכות מעין אלו ונותר רק להטמיע אותן בכל אירגון עיסקי או מלכר"י .

מצורף קישור לוויקיפדיה http://he.wikipedia.org/wiki/עמוד_ראשי

פרקי ספר הלימוד אחת החברות המשתמשות במערכת DSSהינה חברת "אינטל". שלבי תהליך הייצור מתועדים במערכת תומכת החלטה שבה יש מעקב ותיעוד לגבי כל תהליך הנעשה במערך הייצור. תיעוד זה כולל מרשם של כלל המכונות בקו הייצור,תפוקות של כל מכונה,טיפולים במכונות וכו'.מידע המתועד במערכת שתפקידה להמליץ לנו כיצד עלינו לפעול לגבי כל מכונה. למשל,כאשר אנו מעונינים בניקוי מכונה,התוכנה פותחת בפנינו את אותו כרטיס טיפולים שעברה המכונה ומתי התאריך האחרון שעלינו לדאוג שהמכונה תעבור טיפול מקיף של תחזוק.

בעזרת מערכת ה-DSS אנשי הציוד יכולים לתכנן את עבודתם ולהחליט על זמני ביצוע תיחזוק המכונה בהתאם לשאר עבודתם.