מערכות ניהול מידע
מתוך WikiBook
מהי מערכת מידע?הרעיון שעומד בבסיס תפיסה זו הוא שידע איננו מושג אבסטרקטי (מופשט) אלא נכס ממשי שיש לארגון ועליו לנצל אותו בחוכמה. ידע יש לאסוף, לייצר ולהפיץ כחלק בלתי נפרד משגרת חיי העבודה בארגון.
טכנית ניתן להגדיר מערכת מידע כאוסף מרכיבים מקושרים אשר אוספים, מעבדים ומפיצים מידע לתמיכת קבלת החלטות ושליטה בארגון.תפקידן של מערכות מידע ניהולי הוא לטפל בהחלטות של הדרג הניהולי ובנוסף מערכות מידע עשויות גם לעזור למנהלים ולעובדים בניתוח בעיות ואף ביצירת שירותים או מוצרים חדשים. מערכות מידע ניהוליות נמצאות רמה אחת מעל למערכות מידע לניהול תנועות מבחינת ההיררכיה הארגונית. על מערכות אלה מוטלת אחריות הסכימה והדיווח של נתונים שנאגרו באמצעות מערכות לעיבוד תנועות. בנוסף, מערכות אלה מיועדות למכן את הקבלה וההוצאה לפועל של החלטות מובנות. מערכות אלה מופקדות על יצירת סיכומים מספריים של הנתונים ויצירת סטטיסטיקות שונות , שנאספו במערכות לעיבוד תנועות. אפשר להשתמש במערכות אלה כדי להדגיש בפני מקבלי החלטות נתונים חריגים, סיכומים ענפיים ותקופתיים.
כדי לצפות במידע נוסף על מערכות מידע הנכם יכולים להיכנס לאתר של הוויקפדיה בלינק הבא 1
פעולות במערכות המידע מתבצעות על ידי 3 פעולות והן: קלט,עיבוד ופלט.
קלט - input - אוסף נתונים גולמיים מתוך הארגון או סביבתו החיצונית.
עיבוד - processing - הופך את נתוני הקלט לצורה משמעותית יותר.
פלט - output - מעביר את המידע המעובד מחוץ למערכת לשימושו בפעילות הארגון.
מערכת מידע ניהולי- "Management Information System" (או בקיצור "MIS").המאפיין העיקרי
ל "MIS" הוא אספקת דיווחים ותשובות לשאילתות למנהלים לצורך תכנון,בקרה וקבלת החלטות שוטפות. שם זה וקיצורו משמשים גם לתיאור של תחום המיחשוב הארגוני בכללו, כלומר של מערכות מידע בכלל. חשוב להבין שהשימוש במושג MIS כאן מתכוון למובן הצר יותר, של מערכות מסוג מאד מסוים. מערכות MIS במובן הצר של המילה מכוונות בעיקר לנתונים פנים-ארגוניים, ועושות שימוש באשפת כלים אנליטית מוגבלת מאד באופן יחסי. לדוגמה, מערכת מידע ניהולי יכולה להיות מערכת חשבונאית, המסכמת לטובת מנהלים בדרג הביניים של הארגון את סך התקבולים ממכירות, ומייצרת דו"חות השוואתיים לפי סניף, סוג מוצר או תקופה.
תפקיד נוסף שמערכות מידע ניהולי החלו לבצע, כבר משנות השישים, היה קבלתן והוצאתן לפועל של החלטות שאותן קל יחסית למכן. לאחר שמותקנת בארגון מערכת לעיבוד תנועות, מסתבר שישנן פעילויות עליהן ממונים מנהלים בדרג נמוך ובינוני שניתן לבצע בצורה ממוחשבת. למשל, אם תנועות המלאי במחסן מבוקרות ונרשמות במלואן על ידי מערכת לעיבוד תנועות, בהחלט אפשר להחליף את מנהל המחסן שהיה מופקד על שמירת רמות מלאי נדרשות במחסן, במערכת ממוחשבת שתפקידה יהיה לחשב כל עת האם המלאי של כל אחד מן הפריטים מתאים לצרכיו של הארגון. לצורך זה נבנתה מערכת ניהול מידע ש"יודעת" מהם הכללים המגדירים רמות מלאי רצויות לכל אחד מן הפריטים שבמחסן. מערכת זו יכולה באופן אוטומטי לתת הוראות רכש להצטיידות בפריטים, שרמת המלאי שלהם יורדת מתחת לסף הרצוי. מערכות מסוג זה מפתיעות ביעילותן: הן אינן עושות טעויות אנוש בחישוב, ואינן מתעייפות, שוכחות, או יוצאות למילואים.
כיצד נפיק תועלת מירבית מהמידע? 1)מידע וידע-הם עובדות או תמונות שעשויים להיות להם שימוש בביצוע עבודה מסוימת כגון בחינת חומר גלם לפני עיבודו.תפקיד מרכזי של מערכות מידע הינו הפיכת נתונים למידע על ידי אירגונם,סינונם וסיכומם. 2)מעורבות-מעורבות של עובד פירושה השתתפות פעילה בביצוע העבודה וקבלת אחריות על שיפור תהליכים עסקיים.למערכת מידע יכולה להיות השפעה ישירה על מידת מעורבות של העובד לחיוב או לשלילה.מערכות שמספקות לעובד את המידע ואת הכלים הדרושים לו,מגבירות את מעורבותו ,משום שהן תורמות ומחזקות את סמכותו ואחריותו לעבודה. 3)סיפוק בעבודה-רמת שביעות הרצון של העובד נקבעת על פי המידע בה צרכיו החומריים ,המקצועיים והאישיים באים על סיפוקם מעבודתו.מערכות מידע יכולות להפוך את העבודה לקלה ,למעניינת ומהנה יותר. לספק את הצורך של העובד בעצמאות,לפתח ולשפר כישורים ולהוסיף משמעות לעבודה.
