מערכות מיכון משרדי
מתוך WikiBook
מערכות מיכון ואוטומציה משרדית OAS -- Office Automation Systems משמשות ישירות את עובדי הארגון שעיסוקם העיקרי הוא בניהול נתונים וייצור מידע. בפרק הקודם פרסנו את חשיבותם הגוברת והולכת, שנעשתה כבר מכריעה, של אלה שעבודתם מוגדרת בייצור ערך מוסף של מידע. קבוצת עובדים זאת אינה מתרכזת בהכרח במקום גבוה או נמוך בארגון. ייחודה הוא בגידול היחסי של מספר החברים בה. המערכות המשרתות ישירות עובדים מסוג זה נכללות בקבוצת מערכות המידע של מיכון ואוטומציה משרדית: מעבדי תמלילים, מערכות ארכיון שרטוט, גראפיקה הפקה ושכפול של מסמכים, דואר אלקטרוני[צורת תקשורת מחשבים המאפשרת להעביר מידע בין שני משתמשי מחשב הקשורים זה לזה ברשת האינטרנט, אינטרה נט או במודם, דיגיטלי. נה, =תופעה מוכרת היא "דואר זבל" או "spam". אלו הודעות חסרות ערך המגיעות אלינו "סותמות "את הדוא"ל ועלולות להכיל וירוסים. הפתרון הוא חקיקה נגד תופעה זו ופתרונות טכנולוגים. מקור הכינוי "spam"(לופ באנגלית)הוא ממערכון של חבורת מונטי פייטון משמעותו "בשר משומר- מאכל שאינו מזין ,אינו טעים ובלתי מגרה"(דודי גולדמן,"מסלקים את הזבל",], ניהול יומנים ותזמון פגישות.
עקב הגידול המספרי והמרכזיות הכלכלית של עובדי המידע בארגונים,חשיבותן של מערכות האוטומציה המשרדית הולכות וגוברות. במידה שמערכות אלה תורמות ליעילות של עובדים אלה, הן תורמות ישירות ליעילות הארגון. במידה שמערכות אלה מאפשרות לחסוך בכוח אדם או לקצר זמנים בתהליכים ארגוניים, יש להן חלק מרכזי בעיצוב תיפקודו של הארגון. מערכות לאוטומציה משרדית הן לעתים תכופות המיחשוב הראשון אליו נחשף ארגון או העובדים בו. כמעט בכל הארגונים, מערכות לאוטומאציה משרדית מתחלפות ומתחדשות בקצב המהיר ביותר. שלא כמו מערכות לעיבוד תנועות, בדרך כלל מערכות לאוטומציה משרדית לא נמצאות בנתיב הקריטי של פעילות הארגון, כלומר השבתה זמנית שלהן לא תביא להשבתתו של הארגון. אולם בשנים האחרונות ניכר תהליך בו גם מערכות לאוטומציה משרדית מקושרות בצורה ממוחשבת למערכות אחרות ומהוות תשתית למערכות אלה.
מערכות לאוטומציה משרדית הן צעירות באופן יחסי, והחלו נכנסות לארגונים רק בשנות השמונים, כחלק מהופעת המחשב האישי. מערכות אלה נמדדות לעתים קרובות על פי האטרקטיביות וקלות הלימוד, לא פחות מאשר על פי יעילות או מחיר. "אורך החיים" הקצר יחסית של מערכות מסוג זה מעמיד אותן בקטיגוריה נפרדת ממערכות לעיבוד תנועות הן מבחינת זהות המשתמשים, אופן הפיתוח והאחריות.
