מערכות מידע לניהול תנועות
מתוך WikiBook
[[Transaction Processing Systems- TPS]]
השימוש הפשוט ביותר והמתבקש של מחשבים לניהול מערכות מידע בארגון הוא לצרכי רישום וניהול המעקב היום-יומי אחר תנועות. תנועה, בהקשר זה, מתייחסת לשינוי חשבונאי בכספים או מלאי, שינוי אנושי בכוח אדם, או שינוי אחר (כמות משקעים במערכת מטאורולוגית, ציון במערכת רישום בבית ספר, הצבעה במערכת בחירות ממוחשבות וכדומה). מערכות מידע לניהול תנועות כוללות מערכות מכירה בחנות, מערכות רישום בבית מלון, מערכות ניהול רכב והיסעים וכדומה. מערכות לעיבוד תנועות מצטיינות במספר תכונות חשובות:
- 1. עתירות נתונים
- 2. מהוות קשר וגשר לסביבת הארגון
- 3. מהוות בסיס ותנאי הכרחי לפעילותן של מערכות אחרות
- 4. דורשות את תשומת הלב הרבה ביותר לאמינות וגיבוי
ריבוי הנתונים והתנועות מצדיק את קיומן של מערכות אלה, ומסביר את הצורך לתעד נתונים אלה. צריך לאפשר לעובדי הארגון לבחון את הנתונים ולהתחקות אחר שינויים בהם. אך המשימה העיקרית היא מתן כלים יעילים, נוחים ומהירים לרישום הנתונים וקיום תיעוד של תנועות הנתונים.מערכות לעיבוד תנועות משמשות גשר בין הארגון לבין סביבתו. למרות שמערכות אלה מתופעלות בדרך כלל על ידי עובדים מן הדרג הנמוך ביותר הן מהוות, במידה רבה, "חלון ראווה" של הארגון. למשל, מערכות אלה מיוצגות על ידי קופות המכירה של ארגונים קמעונאיים, מערכת הקשר בין ארגון לספקיו, מערכת ניהול הציונים במוסד לימודי, או מערכות לספירת ההצבעה בקלפי. כאשר מתגלה כשל במערכות לניהול תנועות, הארגון מתקשה בקבלת קלטים מסביבתו או באספקת פלטים הנדרשים ממנו
מאחר, והן היצרן העיקרי של הנתונים הנחוצים לתפעולן של מערכות מתוחכמות, מסוגים אחרים. למשל, מערכות המידע המיועדות לניהול הבכיר של הארגון(אותן נפרט בהמשך). למערכות אלה נדרש ,חומר הגלם שנאסף ברמה של מערכות עיבוד התנועות. שימוש מתוחכם ניתוחים לטווח ארוך, תחזיות וסימולציות, כולם מתבססים, תחילה, על נתוני יסוד הנאספים על ידי המערכות ה"פשוטות" יחסית, בקצה התחתון של ההיררכיה הארגונית, ובגבולותיו של הארגון עם סביבתו, כלומר על ידי מערכות לעיבוד תנועות. יציבותן ואמינותן של מערכות מידע לעיבוד תנועות מהוות שיקול קריטי, בגלל היותן של מערכות אלה עתירות נתונים, ובגלל מיקומן ב"חלון הראווה" של הארגון, בהשקה לסביבתו של הארגון, ובגלל התלות של מערכות "גבוהות" יותר בארגון בהן, יש צורך בתשומת לב מיוחדת לנושאי ,אמינות, גיבוי ויציבות של מערכות אלה. מכל מערכות המידע הארגוניות מערכות אלה תזכינה, לכן, בהשקעה בחומרה, תוכנה, כוח אדם ובניית נהלים המבטיחים אמינות, גבוי, והתגברות על תקלות.
מערכות לעיבוד תנועות היו השימוש הארגוני הראשון למחשבים, והן קיימות כבר מאז שנות החמישים. מטבען של מערכות אלה עולה שהדגש המסורתי בניהולן הוא על יעילות הנדרשת מתכונת עתירות-הנתונים שלהן, אמינות, ויציבות.
דוגמא למערכת מידע לניהול תנועות היא מערכת מידע חשבונאית. אין צורך להכביר מלים בנושא חבילות חשבונאיות. מלאכת המעקב אחר הכנסות והוצאות, ובניית הדו"חות הנדרשים על ידי הארגון והממשלה היא מלאכה סיזיפית, רצופת הזדמנויות לטעויות.חבילות תוכנה חשבונאיות מיועדות להקל עלינו את תהליך מילוי הטפסים, להקטין את מספר טעויות. החישוב, ולשמש "עזר כנגדנו" במילוי האחריות של ניהול חשבונות בעצם רק מי שתחביבו חיבור טורים ארוכים של מספרים באופן ידני יכול להרשות לעצמו להתעלם מחבילות תוכנה לביצוע הפעולות החשבונאיות. כל שאר האנשים 99 אחוזים מן האנשים הנורמליים?) חייבים להעזר במחשב לביצוע .פעולות חשבונאיות .קיימות חבילות חשבונאיות מסוגים שונים, לשימושם של קהלי יעד שונים למשל, יש חבילות חשבונאיות המיועדות לסייע לנישום פרטי בהכנת טפסי הדיווח לשלטונות המס. מאידך, בקצה השני של הספקטרום, יש חבילות חשבונאיות המיועדות לטיפול ברישום ההכנסות וחישוב המשכורות והמסים של ארגונים גדולים. באיור להלן מוצג מסך המהווה חלק ממערכת .חשבשבת": חבילה חשבונאית לשימוש הפרט"
יש לשים לב כי תהליך עיבוד התנועות בארגון יכול להתבצע באחת משתי שיטות.
1. עיבוד באצווה (batch).
2. עיבוד מקוון - מה שמתבצע באותו רגע על קו התקשורת.
עיבוד באצווה הינו עיבוד של קבוצת תנועות אשר מתבצע אחת לתקופה ולא ברציפות . תשלום שכר לעובדים בארגון הוא דוגמא לעיבוד מסוג זה , מדי חודש נאספים פרטי העובד בארגון: מספר חשבון הבנק, מס' השעות שעבד, מס' הימים וכדומה, ולאחר עיבוד תנועות אלו מוזרמת משכורתו לבנק.
עיבוד מקוון הינו עיבוד תנועות באופן מיידי(on-line). עיבוד מקוון של תנועות יכול לספק בדיקת סבירות מיידית לנתונים,עדכון ועיבוד מיידיים ודיווח מיידי, או שילוב של כל השלבים, וזאת בניגוד לעיכוב הנגרם בעיבוד באצווה . דוגמא טובה לעיבוד מקוון הינה פעולת הוצאת כסף ממכשיר כספומט . פרטי הלקוח נקלטים באופן מיידי במסוף הבנק, מעובדים ונבדקים ובכך מתאפשרת משיכת הכסף או סרוב הבנק למשיכה .
הן עיבוד באצווה והן עיבוד מקוון חיוניים לתפקודו התקין והשוטף של הארגון ,אך אין הארגון חייב להסתמך רק על שיטת עיבוד אחת שכן קיימים ארגונים בהם סוגים שונים של נתונים , בעלי תכונות שונות וחשיבות שונה , אשר חלקם מעובדים באצווה וחלקם במקוון .
