מערכות מידע אסטרטגיות
מתוך WikiBook
מערכות מידע אסטרטגיות-SIS הן הנשק החזק ביותר העומד לשימושו של הארגון. מערכות מידע אסטרטגיות הן מערכות המשפיעות ישירות על האסטרטגיה הארגונית ומיועדות להשיג יתרון תחרותי, על ידי שינוי מטרותיו, שיטות עבודתו, תוצריו או סביבתו של הארגון.
מערכות מידע אסטרטגיות יכולות לשנות בצורה דראסטית את התוצרים והשירותים שמציע ארגון, אך גם את ההליכים המקובלים בתוכו ואת עצם מהותו של הארגון. ארגונים יכולים לחשוב על מידע בצורות שונות. ארגונים שונים בתקופות שונות, תופסים מידע בצורות שונות: יש הרואים מידע כ"רע הכרחי". הנהלות של ארגונים כאלה יחפשו מערכות מידע שמטרתן להפחית את הנטל הכרוך במידע. יש ארגונים בהם נתפס המידע כגורם תפעולי או חומר גלם בתהליך הארגוני. הדגש בארגונים כאלה יהיה על יעילות המערכות המטפלות בנתונים ומידע. הנהלות מתקדמות יותר, רואות במידע מושא לעניין מיוחד דוקא להנהלה. בארגנים כאלה ייעשה מאמץ מיוחד לבנות מערכות המיועדות לשרת דרגי ניהול. מערכות אלה יתוכננו כך שיגישו למנהלים נתונים וכלים אנליטיים לטיפול בו. הארגונים המתקדמים ביותר נמצאים כנראה ברמה גבוהה יותר מכל אלה: בארגונים אלה מזהים את המידע כמטרה, כאחד מן התוצרים העיקריים של הארגון, כמשאב אסטרטגי.
אם חושבים על המידע כמשאב אסטרטגי (ולא רק כחומר גלם או תנאי הכרחי), מזהים את ההזדמנויות הגלומות בו כמקור ליתרון תחרותי, וככלי נשק בתחרות העסקית. מערכות מידע המיועדות ליישם גישה כזאת למידע נקראות מערכות מידע אסטרטגיות. יש להבחין בין מערכות אלה, למערכות התומכות בניהול בכיר, שנסקרו קודם. כאן לא מדובר בכלים המיועדים למנהלים בכירים דוקא. מערכות אסטרטגיות מתוכננות ונבנות בהקשר של תחרות. המערכות נחשבות אסטרטגיות כאשר הן מסייעות לארגון לפתח מוצרים ושרותים חדשים, מסייעות בזיהוי נישות שוק יחודיות, אם הן מקשות על לקוחות או ספקים לעבור לצד המתחרים, או אם הן מאפשרות ייצור שרותים או מוצרים במחירים נמוכים מאלה של המתחרים.
מהם המודלים המסייעים למנהלים לנתח את סביבתם כדי להגדיר מערכות אסטרטגיות? שני המודלים המפורסמים לתאור סביבתו התחרותית של ארגון ולניתוח הזדמנויות אסטרטגיות למערכות מידע, הנובעות מסביבה זאת, מזוהים עם שמו של חוקר הארגונים הנודע Michael Porter. בשנת 1980 פרסם Porter את "מודל הכוחות התחרותיים" כחלק מספרו Competitive Strategy. ואילו בשנת 1985, כחלק מספרו Competitive Advantage, ובמאמר נפרד שפרסם ב Harvard Business Review, שטח Porter את משנתו בנוגע למעמד האסטרטגי של ארגון, והאופנים בהם יכולה מערכת המידע להשפיע על מעמד זה, תחת הכותרת "מודל שרשרת הערך" (Value Chain Model).
מודל הכוחות התחרותיים מגדיר את סביבתו של ארגון במונחים של הזדמנויות וסיכונים. מודל זה מכיל 5 כוחות חיצוניים המשפיעים על דרך התחרות של החברה ובוחן כיצד יחסי הגומלין עם כוחות אלו משפיעים על מצבה. כל אחד מחמשת כוחות אלו יכול להשפיע על רווחיות הארגון ועל האסטרטגיות שהארגון מאמץ.
על הארגון להתמודד עם: 1. הופעתם של שרותים או מוצרים תחליפיים למוצריו שלו. 2. הלחצים הנובעים מכניסת מתחרים חדשים לשוק. 3. ספקים. 4. לקוחות. 5. מתחריו הקיימים.
איור: מודל הכוחות התחרותיים
פורטר מציע שיתרון תחרותי יכול להיות מושג באמצעות האסטרטגיות העיסקיות הבאות:
1) בידול המוצר או השרות: הארגון יכול ליצור מציאות (או תחושה סובייקטיבית) שמוצריו או שרותיו הם ייחודיים, ולא ניתנים לחיקוי. לצורך זה יעשה הארגון שימוש במערכת המידע כדי ליצור מוצר או שרות שאיננו קיים, וכזה שיקשה על מתחריו ליצור.
2) הבחנה בנישה: הארגון יכול לזהות נישות, קהלי יעד אותם הוא מתכוון לשרת בצורה ייחודית. הנוקטים באסטרטגיית הבחנה יוצרים שרות או מוצר מתמחים, המזהים בצורה מוגדרת יותר את שוק היעד, ויוצרים לארגון מעין בלעדיות בו. נסיונה של American Airlines ליצור קבוצת "נוסעים מתמידים", תוך השענות על מערכת המידע הממוחשבת החדשה, מדגימה את השיטה הזאת.
3) חיזוק הקשרים עם ספקים ולקוחות: באסטרטגיה מסוג זה יכול הארגון להעלות את מחיר ההחלפה (switching cost), אותו יצטרך לשלם לקוח או ספק כדי לעבור לצדו של מתחרה. אסטרטגיה זאת "נוכלת" את הלקוח או את הספק לצידו של הארגון.
4) אסטרטגיית המחיר. ארגון יכול לנקוט בתחרות המסורתית ביותר, ולנסות להכות במתחריו על ידי הורדת מחירי מוצריו ושרותיו.
"מודל שרשרת הערך" מתאר את אזורי הפעילות של הארגון, ומסייע בזיהוי האזורים בהם מוטב לרכז את מאמצי יצירת מערכות המידע האסטרטגיות. על פי מודל זה, כל ארגון הוא "שרשרת" של פעילויות בסיסיות. במהלך השרשרת נוצר הערך המוסף למוצריו או שרותיו של הארגון. יש להבחין בין הפעילויות העיקריות לפעילויות המשניות (תמך). הפעילויות העיקריות של הארגון מתייחסות ישירות לייצור ולהפצה של המוצרים והשרותים תמורתם משלמים הלקוחות. ואילו הפעילויות המשניות אחראיות ליצירת התשתית העקיפה, שהיא תנאי הכרחי להצלחתן של הפעילויות העיקריות וליצירת הערכים אותם מבקשים לקוחותיו של הארגון..
על פי המודל של "שרשרת הערך", תרומתה של מערכת מידע תהיה אסטרטגית רק אם תתרום לאותן פעילויות הנוטלות חלק ישיר ביצירת הערך המוסף, או אם תתרום ישירות להורדת המחיר של אותו מוצר או שרות. חלוקת הפעילויות לפעולות עיקריות או פעולות משניות היא ספציפית לכל ארגון וארגון, ותלויה במהותו ובמטרותיו.
"פעילויות עיקריות": לוגיסטיקה של קלט, תפעול, לוגיסטיקה של שינוע (פלט), שיווק ומכירות, שרות.
"פעילויות משניות": אדמיניסטרציה, משאבי אנוש, טכנולוגיה, רכש.
איור "מודל שרשרת הערך"
בפני ההנהלה הבכירה מוטל אתגר חדש : איתור הזדמנויות (והמנעות מסיכונים), שטומנות בחובן מערכות מסוג חדש, אסטרטגי זה. בנייתן של מערכות מידע אסטרטגיות איננה משימה קלה.
נדרשים זיהוי המצב הנוכחי בארגון, איתור מוקדי הזדמנויות, הבנה מעמיקה בטכנולוגיה הקיימת והאפשרויות ליישומה. קיימת בעייה לא קלה של עיתוי. מחד, אסור לאחר בבנייתן של מערכות כאלה, פן התחרות תקדים את הארגון ותיצור באמצעות מערכות כאלה מחסומי כניסה, שיעיקו על הארגון. מאידך, יתכן מאד שהארגון עדיין אינו בשל לקליטתן של מערכות אסטרטגיות, הקמתן של מערכות מידע אסטרטגיות קשה, ועשוי להיות פוגע ברקמות הארגון.
כל מיזם פיתוח של מערכות מידע אסטרטגיות כרוך בסיכונים,הגדולים בהרבה מן הסיכונים הנוגעים למערכות מידע גדולות ומורכבות ושונות מהן מהותית.
הסיכונים נחלקים לשני סוגים: סיכונים פנימיים, המתקשרים להיבט התפעולי כגון: חריגה מתקציב הפיתוח, אי עמידה בלוח הזמנים. סיכונים אלו מושפעים מגודל המיזם, מרמת המובנות שלו ומניסיון הארגון עם טכנולוגית המידע שבבסיס המיזם.
סיכונים חיצוניים המתקשרים להיבט האסטרטגי-תחרותי. סיכונים אלו באים לידי ביטוי בשתי רמות השפעה. האחת נובעת מסיכונים סביבתיים חיצוניים והשנייה נובעת ממערכות מידע אסטרטגיות המשנות את הסביבה העסקית באופן קיצוני ביותר.
הנזק הנגרם כתוצאה משינויים אלו יכול להתבטא בפגיעה במקומו התחרותי של הארגון בשוק וביצירת יתרונות אסטרטגיים למתחרים.
בנוסף, לא ברור מהו אורך חייה של תרומתה האסטרטגית של מערכת מידע. אחת מתכונותיהן של מערכות המידע האסטרטגיות הוא שבתוך תקופה קצרה הארגונים המתחרים מחקים אותן, והמערכת "נשחקת". מערכות מידע אסטרטגיות של אתמול הופכות להיות מערכות תפעוליות מן השורה היום.
לפיכך, קיים סיכון וקושי לא מבוטלים ביישומן של מערכות המידע האסטרטגיות. אך אלו, נושאות בחובן הבטחה חשובה לארגונים, ואין ספק ששימוש נכון וחכם בהן בהתאמה לצורכי הארגון הוא זה שיעניק את היתרון התחרותי הנכסף.
