מערכות לניהול בכיר

מתוך WikiBook

executive information system) -EIS) היא למעשה סוג של מערכת מידע למנהלים (MIS), שמיועדת לתמוך בקבלת החלטות ובניהול המידע של המנהל הבכיר, ע"י סיפוק גישה מהירה למידע חיצוני ופנימי. המערכת נועדה לשרת את המנהלים ברמות הבכירות בארגון, אותם אנשים שלא רכשו מיומנות טכנית בתחום המחשבים. למנהלים אלו, היה צורך במערכת מידע שתיתן מידע איכותי, עדכני ומדויק יותר, מערכת מהירה יותר במבנה ורמת הפירוט שתואמים לצרכיו. כיום, האפליקציה של EIS נמצאת לא רק בהירארכיות של איגודים מקצועיים טיפוסיים, אלא גם במחשבים אישיים ברשת תחום מקומית (local area network).

EIS כעת משלבת פלטפורמות חומרה ומאחדת מידע שמאוחסן במיינפריימים, מערכות מחשב אישיות, ומינימחשבים. כפי שכמה חברות לשירות לקוחות מאמצות את החידושים במערכות המידע האחרונות, עובדים יכולים להשתמש במחשבים האישיים שלהם להשיג גישה לנתוני החברה ולהחליט איזה נתונים רלבנטיים לקבלת ההחלטות שלהם. הסידור הזה עושה את כל המשתמשים מסוגלים להתאים את הגישה שלהם לנתוני החברה הנכונה ומספק מידע רלבנטי גם לרמות עליונות ונמוכות בחברות.

המטרות וייעודים של מערכת EIS: 1. לדאוג לכך שהמידע שמגיע אל המנהל יהיה תמציתי, מקיף, רלוונטי, עדכני ושימושי יותר. 2. למקד את תשומת הלב לגורמים הקריטיים. 3. לספק למנהל "תמרורי אזהרה" בכל הנוגע למהלכים של מתחרים, ביקושים של לקוחות וכו'. 4. לאפשר למנהל המתשמש לרדת לפרטים, כשימצא לנכון, מעבר למידע התמציתי. הצורך במערכת מידע למנהלים הלך וגבר בעקבות גורמי התפתחויות פנימיות וחיצוניות.

הגורמים החיצוניים: • תחרות גוברת • שינויים מהירים בסביבה • ההכרח להיות אקטיבי • הצורך בגישה לנתונים חיצוניים • תקנות ממשלתיות

הגורמים הפנימיים: • הצורך במידע עדכני ומדויק יותר • צורך בשיפור התקשורת בארגון • צורך בגישה למידע תפעולי • הצורך בשיפור היעילות • דרישה לזיהוי מגמות "היסטוריות" • הצורך בגישה אל מסדי הנתונים של הארגון בדרך כלל מערכת EIS היא מערכת תוכנה אוטומטית ופסיבית, המציגה מידע מקוון על מצב הארגון בנושאים מסויימים. המידע המוצג ב-EIS מוצג בתבנית נוחה מאד להבנה, אולם מבחינת יכולת שינוי וניתוח המערכת מוגבלת.

החידושים העיקריים במערכות EIS : 1. מגוון המידע המוגש למנהל – ב-EIS יש למנהל יכולת לקבל מידע באופן מיידי על פי בחירתו מתוך מגוון אדיר של דוחות ושאילתות. ישנו שימוש גם במידע חיצוני, אותו EIS קולטת ומספקת למשתמש. יש אפשרות לקבל את המידע במתכונת קבועה, או חד פעמית, כשהנתונים מתייחסים למצבי עבר או לסימולציה של מצבים עתידיים. המנהל יכול לבחור בין תצוגה מספרית לגרפית, בין הצגה על מסך או הדפסה על נייר.

2. קבלת מידע משלים ופירוטים ויכולת לתחקור נתונים – במערכת EIS יש אפשרות לקבל מידע באופן מיידי, ולהמשיך לחקור ולדרוש פירוטים נוספים על מצב הארגון. יכולת העמקת החקר (drill down) מאפשרת למנהל לקבל פירוט של מידע מכל סוג. יכולות אלו משמשות את המנהל במהלך ישיבות ודיונים.

3. אמינות המידע – המידע המסופק למנהלים ב-EIS נגזר ממסד הנתונים המרכזי של הארגון. לכן כל הנתונים המשרתים את כל דרגי הארגון בתפעול, בבקרה ובהנהלה מבוססים על מסד נתונים אחד, ולא נוצרות בעיות של אי התאמה. המידע אמין ועדכני, ומוסכם על דרגי הניהול בארגון.

4. הגורם המפיק את המידע – מערכות EIS מתוכננות בצורה שמאפשרת למנהל להפיק בקלות בעצמו את המידע הדרוש. הפקת המידע נעשית בעיקר על ידי עכבר וכמעט ללא הקלדת נתונים. מערכות אלו תוכננו כך שלא תידרש הכשרה מוקדמת להפעלתן וזה כדי לאפשר למנהל הפקה עצמית.

רכיבים, ממשק וטלקומוניקציה נסווג את מרכיבי EIS למרכיבי החומרה ומרכיבי התוכנה: מרכיבי החומרה: כאשר מדברים על חומרה לסביבה של EIS, יש להתמקד על הציוד שמתאים לצרכים של המנהל. המנהל חייב להיות מושם בראש. לפי המנהל וצרכיו, נקבעת החומרה הדרושה. ציוד המחשב היסודי הצריך ל-EIS טיפוסי כולל ארבעה מרכיבים:

     1.מכשיר להכנסה של הנתונים. מכשירים אלה נותנים למנהל להכניס, לוודא, ולעדכן נתונים מיידית.
     2	יחידת העיבוד המרכזית ( מעבד מרכזי ), שמהווה הגרעין כי היא שולטת במרכיבים 
       האחרים של מערכת המחשב. (ע"ע מושגים – CPU).
     3.קבצי אחסנת נתונים. המנהל יכול להשתמש בחלק זה ולחסוך מידע עסקי שימושי.   
       חלק זה גם עוזר למנהל לחפש מידע עסקי היסטורי בקלות.
     4.מכשירי פלט, שמספקים אמצעים חזותיים  עם אפשרות לשימור ולקריאה.
           מכשיר זה מתייחס למכשיר הפלט החזותי או מדפסת. בנוסף, עם הגעתן של רשתות תחום
          מקומיות ( רשת מקומי ), מספר מערכות של EIS לרשת תכנות עבודה נעשו ניתנים להשגה.
          המערכות האלה דורשות מחשבים פחות תומכים ובעלי חומרה פחות יקרה. הם גם
          מגדילים את הגישה של המידע של EIS להרבה יותר משתמשים בתוך חברה.
ישנו גם צורך להתחשב בחומרה שכבר קיימת בחברה ולהעדיף לקנות מערכת שלא צריך לקנות בשבילה חומרה חדשה. 

מרכיבי תוכנה: בחירה בתוכנה המתאימה הוא דבר חיוני לעיצוב מערכת EIS יעילה. לכן, מרכיבי התוכנה וצורת האיחוד שלהם והאופן בו הם מאחדים את הנתונים לתוך מערכת אחת מאוד חשובים. התוכנה הבסיסית הנדרשת להרכבת EIS כוללת ארבעה 'מרכיבים':

     1.	תוכנה מבוססת טקסט. הצורה הכי שכיחה של טקסט הוא קרוב לוודאי מסמך. 
     2.	בסיס נתונים. בסיס נתונים הטרוגניים המכיל טווח של פלטפורמות מחשב פתוחות וספציפיות עוזר למנהל בגישה גם לנתונים פנימיים  וגם לחיצוניים.
     3.	 בסיס גרפי. גרפיקה יכולה להפוך נתונים של טקסט וסטטיסטיקות לתוך מידע חזותי למנהלים. סוגים גרפיים טיפוסיים : סידרת תרשימים מתוזמנת, פיזור תרשימים, מפות, גרפיקת תנועה, טבלאות סידרה, והשוואת גרפים מכוונת.
     4.    מודל בסיס של ה-EIS -  מודלים מכילים סטטיסטיים מיוחדים  ושגרתיים, ניתוחים                  
           כספיים, וניתוחים כמותיים אחרים. 

הבעיה, אולי הקשה ביותר למנהלים, היא לבחור מתוך מגוון רחב של תוכנות עתירות טכנולוגיה. קלות השימוש, ההיענות, והמחיר הם שיקולים הגיוניים. יתרה מכך, צריך לשקול אם התוכנה יכולה לעבוד על החומרה הקיימת.

ממשק: EIS צריך להיות יעיל ולדעת לפלוט מידע רלוונטי למקבלי ההחלטות, לכן לממשק ישנה חשיבות מכרעת. ישנם כמה סוגי ממשקים המתאימים למבנה של EIS, כמו למשל: דוחות רשומים, שאלה / תשובה, מונחה תפריט, שפת פקודה, שפה טבעית, וקלט / פלט. זהו דבר מכריע שהממשק יתאים לסגנון קבלת ההחלטות של המקבלים אותן. אם למנהל לא נוח עם צורות הפלט וסגנון השאלה/תשובה, הEIS לא יהיה שימושי במלואו. הEIS האידיאלי יהיה פשוט לשימוש וגמיש ברמה גבוהה, מספק תצוגה עקבית, משקף את עולמו של המנהל ומכיל מידע לעזרה ומסרי שגיאה.

טלקומוניקציה (תקשורת רחק): בעוד שביזור נעשה לנטייה הנוכחית בחברות, טלקומוניקציה תהווה תפקיד חשוב במערכות מידע הנמצאות ברשת. העברת מידע ממקום אחד לאחר הפכה להיות חלק מכריע בביסוס רשת שניתן להסתמך עליה. בנוסף טלקומוניקציה בתוך הEIS יכולה להאיץ את הצורך בגישה למידע פרוס ומפוזר.ככל שהמנהל מקבל נתונים יותר מהר, כך הוא יכול לקבל החלטות מהר יותר ובכך לחסוך כסף לחברה.

יישומים EIS מאפשר למצוא את אותם הנתונים בהתאם להגדרת הקריטריון של המשתמש, ולהגיש מידע המבוסס על הבנה. בשונה מה EIS המסורתי EIS המודרני יכול להבחין בין מידע חיוני למידע בשימוש נדיר, ועוקב אחר פעילויות שונות וקריטיות למנהלים. שניהם שימושיים מאוד ומסייעים להעריך אם החברה מתאימה את עצמה ליעדים המקצועיים שלה. לאחר שהבחינו ביתרונות שלו, אנשים החלו להשתמש ב EIS במקומות שונים, בעיקר בייצור, שיווק ובשוק הכלכלי.

ייצור: באופן בסיסי, ייצור זה הוא ההפיכה של חומרי גלם לסחורה מוגמרת המוכנה למכירה, או תהלכי ביניים הכוללים את הייצור או הגימור של יצרניות חלקיות. זה ענף גדול של תעשיה ושל יצור משני. תהליך הייצור מתמקד בביצוע היומיומי, והרעיון המרכזי הוא יעילות. כדי לייצר מידע משמעותי בניהול ושליטה בייצור, המנהל נדרש לבצע שינויים בתהליך קבלת ההחלטות. EIS מספק את ההערכה של קונים ומוכרים, את ההערכה של חומרים וחלקים שנקנו, לכן המנהל יכול לפקח ולבחון תהליכי רכישה באמצעות הEIS. בנוסף, מכיוון שתכנון ייצור ושליטה תלויים רבות בנתונים מבסיס המידע והתקשורת שלו עם שאר המרכזים הפועלים, EIS מספק אפשרות לשיפור תכנון הייצור והשליטה.

שיווק: בארגון, תפקיד מנהלי השיווק הוא ליצור את העתיד. המטלה העיקרית שלהם היא לנהל מקורות שיווק זמינים, כדי ליצור עתיד יעיל יותר. לכן הם צריכים להחליט לגבי סיכונים וחוסר בהירות של פרויקטים והשפעתם על החברה לטווח הקצר והארוך. כדי לסייע למנהלי השיווק בקבלת החלטות יעילות EIS יכול לשמש ככלי עזר. EIS מספק גישה לנתונים שיכולים לסייע בניבוי מכירות, דבר היכול לשמש מנהלים לשם השוואה בין חיזויי המכירות לבין נתוני עבר לגביהן. EIS גם כן מספק גישה למחירי המוצרים שתלויים כמובן במחירי עלות והשקעה. המנהל יכול לתמחר את המוצר בהקשר התחרותי, והקשר בין איכות המוצר למחירו. בסיכומו של דבר EIS מאפשר למנהלי השיווק לתמרן את הנתונים על ידי חיפוש אחר נטיות השוק, הצגת ביקורת חשבונות של נתוני מכירות וחישובים סטטיסטיים נוספים. כל אלה מסייעים בסופו של דבר למנהלי השיווק בקבלת ההחלטות הסופיות.

ניתוחים פיננסים:ניתוחים פיננסים הם אחד הדברים החשובים ביותר לחברות כיום. המנהל צריך להשתמש ביחסים כספיים וניתוחי תזרים מזומנים, על מנת להעריך את נטיות השוק ולקבל החלטות לגבי השקעה עיקרית. ה EIS הוא גישה אחראית ומכוונת המשלבת את התקצוב ודווח הישגים. לכן הוא יכול להיות שימושי ביותר למנהלי הכספים. EIS מתמקד באחריות של ביצועים כספיים, ומכיר בחשיבות של סטנדרטים של מחירים, וגמישות בתקצוב בפיתוח את איכות המידע המסופק למנהלים בכל הדרגים. EIS מאפשר למנהלים להתמקד בטווח הרחוק של שנה ומעבר לה. כלומר, לא רק שהמנהל שולט בתזרים המזומנים לנקודת הזמן העכשווית אלא גם איך להרחיב פעילויות המתוכננות לשנים הבאות. EIS שימושי למנהל להתבוננות ביחסים כספיים, שינויים עתידים וניתוחי ביצועים של החברה וחברות מתחרות.

היסטוריה הניסיונות הראשונים ליצור מערכת להנהלה בכירה לא נחלו הצלחה רבה. הסיבה העיקרית לכישלון היה חוסר גמישות של המערכת. כל בקשה חדשה מצד המנהלים יצרה צורך של המתכנתים לעשות שינויים רציניים ולשם כך נדרשו משאבים רבים כגון: זמן וכסף. באופן מסורתי מערכות מידע להנהלה בכירה התפתחו כמערכות של המחשב הראשי. בהתחלה המטרה הייתה לספק מידע למקבלי החלטות כגון: פקידים פיננסים, מנהלי שיווק ומנהלים בכירים אודות מכירות ומחקר סטטיסטי אשר לא היו בקיעים בעבודה עם מחשבים. בהמשך המטרה הייתה לפתח יישומים אשר ידגישו את המידע שמנהלים בכירים בלבד צריכים. כיום מערכת ה EIS אכן מספקת מידע אשר מטרתו לתמוך בהחלטות של הדרג הניהולי בעיקר.

EIS - יתרונות, חסרונות ונטיות עתידיות יתרונות: 1. קל לשימוש למנהלים בדרגים הגבוהים, לא נדרש ניסיון מקיף לתפעול. 2. מספק משלוח דייקני של סיכום המידע של החברה. 3. המידע המסופק הרבה יותר מובן 4. ישנם מסנני נתונים למנהלים 5. מסוגל לעקוב אחר מידע 6. מספק יעילות למקבלי החלטות חסרונות: 1. פונקציות מוגבלות, אינו מסוגל לחשב חישובים מורכבים 2. קשה לכמת רווחים ולהצדיק ביצועים של EIS 3. מנהלים עלולים להיתקל בעומס יתר של מידע 4. המערכת עלולה להיות איטית, גדולה וקשה לניהול 5. קשה להחזיק נתונים נוכחים 6. יכול להוביל לנתונים פחות בטוחים ואמינים 7. חברות קטנות יכולות להיתקל במחירים גבוהים לשימוש

נטיות עתידיותהעתיד של הEIS לא יהיה מחויב למערכות של מחשבי המיינפרים. השינויים הללו ימנעו מהמנהלים את הצורך ללמוד להפעיל מערכות מחשב שונות ובעיקר יקטינו את מחירי הביצוע עבור החברות. מכיוון שהשימוש באפליקציות של תוכנות קיימות מסתמך על נטייה זו, מנהלים גם יחסכו את הצורך ללמוד שפה חדשה על מנת להשתמש בEIS. EIS עתידיות לא רק יספקו תמיכה למנהלים בכירים, אלא גם יהוו כלי עזר למנהלים זוטרים. הם יהפכו להיות מגוונות בגלל השילוב בין אפליקציות פוטנציאליות וטכנולוגיה חדישה. למשל "בינה מלאכותית" וIDSN, לתוך מערכת הEIS.