מהי מערכת מידע
מתוך WikiBook
מבוא מהי מערכת מידע (IS)?
מהפכת המידע הביאה לצמיחתן של מערכות מידע בכל תחומי העסקים, החל ממערכות מידע לארגונים גדולים וכלה במערכת לניהול חנות מכולת. כיום, מערכות המידע מהוות נדבך מרכזי בפעילות העסקית של חברות רבות.
הדורות הראשונים של מערכות המידע אשר הוקמו בשנות השישים היו מערכות תפעוליות (המכונות גם מערכות TPS). מערכות אלו טיפלו במידע הבסיסי הנחוץ לתפעול הארגון, לדוגמא: מערכת ניהול חשבונות לקוחות בבנקים או מערכת חיוב לקוחות בחברות טלפוניה. מערכות אלו התאפיינו בהיקף תנועות גדול, הכולל על פי רוב עדכון באצווה (batch), ממשק משתמש בסיסי ביותר וקשיחות במבנה ובניהול המערכת.
בהמשך, גילו הארגונים כי ניתן להשתמש במידע אשר נצבר בבסיסי הנתונים העצומים אשר יצרו מערכות ה -TPS(TRANSACTION PROCESSING SYSTEMS)לצורך תמיכה בתהליכים הניהוליים בארגון. לצד מערכות ה-TPS הקיימות קם דור מערכות חדש. דור מערכות זה (מערכות מידע למנהלים-MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS)-MIS),מערכות תומכות החלטה-DECISION SUPPORT SYSTEMS)-DSS), ומערכות למנהלים בכירים - EXECUTIVE INFORMATION SYSTEMS)- EIS) הציג ממשקי משתמש מתוחכמים ופונקציות ניהוליות רבות, כגון: יכולת לבניית מודלים וחיזוי, הצגה מסוננת המבליטה ומדגישה אלמנטים שונים במידע רב מימדי, ניתוחים סטטיסטיים שונים וכדומה. בכך הפכו מערכות המידע למערכת החובקת את הארגון כולו. שינוי זה הביא לצמיחתן של מערכות רוחביות המטפלות בארגון בשלמותו, כגון מערכות לניהול המשאבים בארגון Enterprise resource planning)-ERP)ומערכות לניהול קשרי לקוחות Coustomer Relationship Management)CRM עם הופעת האינטרנט, נוצר קשר חדש ובלתי אמצעי בין הארגונים ולקוחותיהם. נוצרו הזדמנויות רבות להרחבת מערכות המידע ופתיחתן בפני לקוחות. לדוגמא, היום יכול לקוח בחנות הספרים המקוונת Amazon לעקוב אחרי הזמנתו ולדעת מתי תסופק. כמו כן, נוצרה אפשרות לחיבור בלתי אמצעי בין הארגונים המקוונים עצמם, לדוגמא מערכות Marketplace המנהלות מעין שוק וירטואלי בו מערכות ארגוניות משתתפות בתור "מוכרים וקונים" בשוק.
לסיכום, מערכות המידע היום מהוות מרכיב מהותי בפעילות העסקית העולמית. הן התפתחו לאורך השנים ממערכות סגורות וקשיחות למערכות פתוחות וידידותיות למשתמש, המספקות הזדמנויות עסקיות רבות, ובמידה רבה מחייבות את הארגונים להשקיע משאבים רבים בפיתוח המערכות בכדי לשמור על יתרונם העסקי.
מערכת מידע הינה מערכת המבצעת פעולות שונות כגון: איסוף נתונים, אחסונם, עיבודם והפצת המידע המתקבל.
מערכות מידע נבדלות זו מזו בהרכבו ובהיקפו של הציבור ובסוגי השירות אותו הן מספקות. כתוצאה מכך יש הבדלים בהיקף הפעולות ובסוגי המטלות של מערכת מידע, כגון:
• איסוף נתונים - פעולה אשר יכולה להתבצע באופן ידני, כגון רישום פרטים בטופס או באופן ממוחשב, כגון הקלדת נתונים .
• אחסון נתונים - פעולה אשר יכולה להתבצע ברמות שונות של מחשוב, החל באחסון ידני של טפסים ועד אחסון ממוחשב על-גבי סרטים מגנטיים או על-גבי תקליטונים מגנטיים.
• עיבוד נתונים - פעולת עיבוד הנתונים יכולה להתבצע גם באופן ידני וגם באופן ממוחשב. הפעולות כוללות קליטת נתונים ובדיקת תקינותם, מיון הנתונים והעברתם לאחסון, שליפת נתונים מאחסון, עריכת רשימות ותחשיבים והצגתם על-גבי מסך או על-גבי צורות פלט אחרות.
• הפצת מידע - פעולת הפצת מידע יכולה להתבצע על ידי הדואר, על-ידי שליח וכדומה, וכן באמצעים אלקטרוניים על-ידי רשת התקשורת ("דואר האלקטרוני").
תקינותה של מערכת מידע נבחנת ביכולתה לבצע את כל המטלות ברמת הדיוק הנדרשת ובמועדים נדרשים. אם ביצוע אחת המטלות אינו עומד בדרישות האיכות או בדרישות לוח הזמנים, עלולה כל מערכת המידע להיכשל ולהכשיל את הארגון. אולם, גם דיוק יתר או הקדמת לוח הזמנים הם לעיתים בלתי רצויים, מאחר והם כרוכים בדרך כלל בהשקעות נוספות בציוד ובהוצאות תפעול שאין להן הצדקה.
תוכן עניינים |
[עריכה] שלב התכנון
[עריכה] הגדרת משימת התכנון
שלב זה מבוצע על ידי הגוף המזמין כהכנה לפנייתו למתכנן.
מטרה: להכין מסמך כתוב, שיהווה מפרט למערכת מידע הדרושה למשתמש והמסמך יכלול נושאים שונים, כגון: עדיפויות המשתמש אילוצים שונים של הארגון המזמין מדדים לבחינת ההצלחה של מערכת המידע הדרושה.
פעילויות עיקריות:
1.הגדרת מטרות מערכת המידע וקביעת סדר עדיפויות למטרות השונות.
2.קביעת אילוצי מערכת המידע: תקציב, כוח אדם, שיטת תפעול, ציוד ולוח זמנים .
3.קביעת הנחות יסוד על קצב הפיתוח של הארגון, הגידול בפעילויות שונות והחשיבות היחסית של חלקי המערכת.
4.קביעת מדדים כמותיים להערכת ההצלחה.
[עריכה] אפיון ראשוני של מערכת מידע
שלב זה מבוצע על-ידי המתכנן.
מטרה: להכין סיכום ראשוני של סוגי המידע שתספק מערכת המידע ושל סוגי הנתונים שיהיה צורך לאסוף. אפיון ראשוני מיועד לאפשר למשתמש לבחון האם המערכת המוצעת מתאימה לצורכי המידע של הארגון.
פעילויות עיקריות:
1.הכרת המערכת הקיימת (ידנית או ממוחשבת).
2.אפיון ראשוני של הפלט הנדרש.
3.אפיון ראשוני של הקלט הנדרש.
4.אפיון ראשוני של מאגרי הנתונים הנדרשים.
5.הפקת התיעוד - דו"ח "אפיון ראשוני" מוגש למשתמש לבדיקה ולקבלת אישור. בשלב זה של התכנון מתרכזים המתכננים בכלים הנדרשים: דו"חות , שאילתות, טופסי קלט וכדומה.
[עריכה] חקר ישימות
שלב זה מבוצע על-ידי המתכנן.
מטרה: לבחון חלופות למערכת המידע מבחינת שיטת העיבוד, להשוות ביניהן ולהמליץ על השיטה המועדפת.
פעילויות עיקריות:
1.הכנה לחלופות מערכת המידע מבחינת שיטת העיבוד , פריסת העיבודים, פריסת הציוד ושיטת התקשורת.
2.הערכה ראשונית של היקף הקלט והפלט, תדירות העיבודים, אומדן הנפח והעומס על יחידות הציוד השונות בכל אחת מן החלופות.
3.חקר ישימות כלכלית: ניתוח עלויות ותועלות לחלופות שונות.
4.חקר ישימות תפעולית-ארגונית: ניתוח כל אחת מן החלופות לשם הערכת אפשרויות התפעול במסגרת הארגון.
5.חקר ישימות טכנולוגית: השוואת החלופות על בסיס הטכנולוגיה (אמינות, אורך החיים).
6.השוואה כוללת של החלופות ובחירת החלופה העדיפה.
7.הכנת התיעוד - " דו"ח ישימות " המשווה בין החלופות וממליץ על העדיפה.
בסיום השלב בוחרים את החלופה המועדפת לארגון (לא בהכרח החלופה המומלצת על ידי המתכנן).
[עריכה] ניתוח מערכת המידע (תכנון כללי)
שלב זה מבוצע על-ידי המתכנן.
מטרה: להכין תכנון כללי למרכיבים השונים של מערכת מידע.
פעילויות עיקריות:
1.תכנון כללי של הפלט לפי תוכן, תצורה, תדירות, תפוצה.
2.תכנון כללי של הקלט לפי תוכן, תצורה, מקורות.
3.תכנון כללי של מאגרי הנתונים: חישוב נפחים וקביעת שיטות אחסון.
4.הכנת מפרט של הציוד לצורך רכישת ציוד תוכנה.
5.תכנון כללי של תהליכי העיבוד הממוחשבים והידניים.
6.הגדרה כללית של נהלים דרושים.
7.תכנון כללי של בקרת מערכת המידע.
8.תכנון כללי של ההסבה, ההכשרה וההדרכה (השיטה והלוח הזמנים).
9.הכנת התיעוד הכוללת מספר מסמכים: " דו"ח ניתוח מערכות " , " מפרט ציוד למערכת המידע " , " מפרט תוכנה למערכת המידע ".
[עריכה] תכנון מפורט
שלב זה מבוצע על-ידי המתכנן.
מטרה: לתכנן את כל פרטי מערכת המידע, לצורך ביצוע התכנות.
פעילויות עיקריות:
1.תכנון מפורט של צורת הפלט (דו"חות, תצוגת מסך).
2.תכנון מפורט של צורות הקלט (תצוגות מסך וטפסים).
3.תכנון מפורט של מאגרי הנתונים.
4.תכנון מפורט של תהליכי עיבוד ממוחשבים וידניים.
5.כתיבת הנהלים לכתיבת המערכת.
6.תכנון מפורט של מהלכי גיבוי, התאוששות ואבטחת מידע.
7.תכנון מפורט של בקרת מערכת המידע.
8.תכנון מפורט של ההסבה, ההכשרה וההדרכה.
9.הכנת תיעוד – "דו"ח בחינה" הכולל את תיעוד התכנון המפורט במלואו.
[עריכה] שלב ההקמה
שלב זה מבוצע על-ידי המתכננים, אנשי התוכנה והמשתמשים.
מטרה: פיתוח התוכנה והקמת מערכת המידע על פי התכנון המפורט.
פעילויות עיקריות:
1.צוות התוכנה עוסק בכתיבת תוכניות, בניפוי תוכניות, בניסוי תוכניות ובתיעוד התוכנה, הוראות הפעלה, דו"חות מבחני קבלה/אישור קבלה.
2.הצוות הפנימי של הארגון עוסק בהסבת קבצים, בהקמת הצוות שיתפעל את המערכת החדשה, בהכנת הוראות ההפעלה, בביצוע מבחני קבלה למערכת חדשה, בהרצת המערכת החדשה במקביל למערכת הקיימת, בהפעלת המערכת החדשה במלואה במקום המערכת הישנה (הסבה).
3.צוות המתכננים עוסק בפיקוח על הביצוע ובביצוע מבחני קבלה למערכת החדשה יחד עם הצוות הפנימי של המשתמשים.
[עריכה] שלב התפעול השוטף והאחזקה
תפעול מערכת המידע מתבצע על ידי הארגון (למעט המקרים שבהם נמסר התפעול לידי חברה המתמחה בתפעול שוטף של מערכות המידע).
מטרה: אספקת שירותי מידע לארגון בהתאם למפרט שנקבע למערכת המידע, ביצוע התאמות ושינויים בהתאם לנדרש בארגון.
פעילויות עיקריות:
1.תפעול המערכת.
2.מדידה של המערכת לפי "מדדי ההצלחה" שנקבעו בשלב הגדרת משימת התכנון.
3.תיקון ליקויי התוכנה.
4.הכנסת שינויים ותוספות לפי הצורך.
5.איתור נושאים לפיתוח והצגת דרישות לדור הבא של המערכת.
בתפעול שוטף של המערכת יש "סגירת מעגל" במהלך החיים של מערכת המידע, כאשר מצד אחד נבדקת המערכת לאור יכולתה לעמוד במדדי ההצלחה שנקבעו בשלב הגדרת משימת התכנון, ומצד אחר מתחילים באיתור נושאים ובהגדרת משימת תכנון לפיצוח הדור הבא של מערכת המידע. בדור הבא ניתן להוסיף יישומים חדשים ולהחליף חלקים כדי לשפר את ביצועיה של מערכת המידע הקיימת.
