מהו ארגון

מתוך WikiBook

ארגון מתאפיין במספר מאפיינים ייחודיים:

רמת מלאכותיות גבוהה: ארגון נוצר באופן מכוון, על-פי רצף החלטות מודעות ומוגדרות מראש.

רמת תכליתיות גבוהה: לארגון קיימות מטרות המגדירות את תיפקודו ומהוות את הסיבה לקיומו. רמת הבניה גבוהה: לארגון תצורות (קונפיגורציות) פורמליות של מרכיביו, המבנה הבסיסי של הארגון (תפקידים, כללים, יחסי עבודה וכו') מוגדר באופן רשמי ותוך שימת דגש רב על סדר. ההבניה באה לידי ביטוי בצורות רבות, ביניהן חלוקה (דיפרנציאציה) והתמחות (ספציאליזציה) בעבודה, תואמות (קורלציה) גבוהה בין הכללים לביצועם בפועל ופורמליזציה. מהות ההבנייה היא בכך שהארגון מתייחס אל עובדיו כאל פונקציות ולא מתייחס לדעתם וייחודם הרגשי. תלות חזקה בגורמים חיצוניים: ארגון חייב לבצע המרה (טרנספורמציה) של משאבים ושירותים עם גורמים חיצוניים לו באופן היוצר קשרי תלות חזקים במיוחד (בהשוואה לתת-חברות כמו עיר או משפחה), וזאת באמצעות תשומות (כל גורם שהארגון מקבל לתוכו, כגון חומרי גלם, כוח עבודה וציוד) ותפוקות (כל גורם שהארגון מוציא מתוכו, כגון מוצרים ושירות). לארגון חייבת להיות התאמה כלשהי לגורמים חיצוניים אלו. ארגונים, בדומה לכל תת-חברה, ניתנים להתייחסות נפרדת כאל מערכות בעלות קיום וחוקיות עצמאיים. בתור מערכות נפרדות, ניתן לעסוק בייסוד והתפרקות של ארגונים. כמו כן, יש אפשרות שארגונים התמזגו, יווצר חיבור בין ארגונים שונים ההופך אותם לארגון אחד, אם בעקבות חיבור זה לא יהיו שינויים פנימיים בארגונים, ואם תהיה הטמעה מערכותיהם אלו באלו.

ב-1978 בחנו החוקרים ד' כץ ור' קהאן ארגונים בסביבה קפיטליסטית, ומצאו כי קיימים שבעה מאפינים הנחוצים לקיומו של ארגון:

קיום גבולות ברורים לארגון הירארכיה ארגונית אנטרופיה שלילית (כלומר- סדר בארגון) ושיווי משקל דינאמי (כלומר- שמירה על רמת רווחיות בארגון) מנגנוני היזון חוזר (המאפשרים בדיקת הקשר בין הארגון לסביבתו) מנגנוני שימור (של המבנים המועילים לארגון) ומנגנוני הסתגלות (של המבנים למציאות משתנה) התמחות וחלוקת עבודה בארגון קיום מספר דרכים שונות לפתרון בעיות בארגון לארגונים קיימת נטייה מתמדת למיסוד, בזכות סיבות אחדות, שהעיקריות שבהן:

פורמליזציה מבנית בארגון, המביאה למיסוד התהליכים בו נטיית הארגונים לשימור עצמי, לשמרנות וליציבות (הן כלפי פנים והן כלפי חוץ) מביאה אותם ליצור מיסוד, המקנה לפעולתם בסיס רחב ויציב. ארגונים משתמשים במיסוד בשילוב עם יצירת הזדהות ערכית של פרטים בתוכם ומחוצה להם, על מנת לבסס את קיומם העקרוני בחברה. ארגונים רבים תלויים בארגונים ממוסדים אחרים או באוכלוסיות יציבות, הדורשים מהם מיסוד על מנת לשפר את יחסי החוץ.

[עריכה] מטרות הארגון

ניתן להתייחס אל מטרות הארגון בשתי דרכים:

זיהוי מטרות הארגון עם התכלית שלו, כלומר- הצורך אותו מספקת פעילות הארגון באופן ישיר. לדוגמה: תחבורה עבור חברת הסעות ממשלתית; רווח כספי עבור חברת השקעות. זיהוי מטרות הארגון כעצם קיומו והמשך שרידתו (בעוד התכלית משרתת את עצם קיום הארגון). גישה זו קיבלה את התייחסותם של הסוציולוגים י' יוכמן וס' סישור, שטענו כי הארגון ותכליתו עשויים להשתנות על מנת לשמר את הישרדותו. הסוציולוג ג' טומפסון הגדיר ב-1967 (על בסיס הגדרתו של צ' ברנארד מ-1958) בין מועילות, כלומר- מידת ההצלחה במטרות הייצור שעל בסיסן נבנה הארגון, הנמדדת ב"מבחני תכליתיות", לבין יעילות שהיא מידת התועלת שמביא הארגון לעומת מחיר פעולתו, הנמדדת ב"מבחני יעילות". (טומפסון טען כי בשוק חופשי ארגונים יעדיפו, לפי סדר יורד: מבחני יעילות, מבחני מועילות מוחלטים, מבחני מועילות ביחס לארגונים אחרים, ו"מבחני התייחסות"- מבחנים המבוססים על מחקר של גורמים סובייקטיים שיעידו לטובת הארגון. ארגונים ישתמשו במבחנים פחות רצויים רק אם מבחנים אחרים אינם ניתנים לביצוע או פועלים כנגדם)

המיון של בלאו וסקוט: הסוציולוגים פ' בלאו ור' סקוט מיינו ב-1962 את הארגונים על בסיס נהנה מתפוקותיהם, תוך הנחה כי לגורם זה השפעה רבה על הארגון. לפי חלוקה זו, קיימים ארבעה גורמים שעשוי ארגון לשרת:

ארגוני עזרה הדדית - ארגונים המשרתים את חברי הארגון (כדוגמת מועדון חברים). ארגונים עסקיים - ארגונים המשרתים את בעלי הארגון (כדוגמת חברת מניות). ארגוני שירות - ארגונים המשרתים את לקוחות הארגון (כדוגמת חברת תחבורה ציבורית). ארגונים ציבוריים - ארגונים משרתים את כלל הציבור (כדוגמת המשטרה).

סביבתו של הארגון לארגון יחסי גומלין רבים עם סביבתו, הנובעים מתלותו הרבה בה. ניתן להתייחס לקשר זה עם הסביבה משתי זוויות: זווית הסביבה וזווית הארגון.

זווית הסביבה ניתן להתייחס אל החברה האנושית כאל חברה משתנה, שאחד מהביטויים של תהליכי שינוי אלו הוא שינוי הארגונים בתוכה, על ידי שלושה תהליכים עיקריים:

התגוונות (וריאציה): חלוקת הפעילויות בין ארגונים, המקבלים צורות שונות. ברירה (סלקציה): בחירת הארגונים המתאימים ביותר למציאות על פני ארגונים שאינם מתאימים לה. שימור: ריבוי והתרחבות ארגונים הפועלים בצורה המתאימה ביותר. בחברה הקפיטליסטית תהליכים אלו מתבצעים בעזרת תהליכי משנה רבים, כגון תחרות כלכלית בין ארגונים, שיתוף פעולה ביניהם על בסיס תחרות זו וסיפוח.

זווית הארגון במובן זה ניתן לראות בסביבת הארגון רקע לקיומו של הארגון, איתו הוא בא ביחסי גומלין.

ב-1965 הרחיבו פ' אמרי וא' טריסט מחקר זה, והבחינו בשני מדדים לסביבה: מידת יציבותה ומידת הכוליות (תיפקודה כמערכת בה כל השינויים כרוכים זה בזה), היוצרים ארבע סוגי סביבות כלכליות:

שלווה-ארעית היא סביבה בה אין איומים על הארגון והשינויים בה איטיים וארעיים (לא כוליים). בסביבה כזו יש התאמה בין מדיניות הארגון לבין האמצעים העומדים לרשותו. שלווה-מאורגנת: היא סביבה שמשתנה באופן כולי ואיטי. בסביבה כזו יפתח הארגון הבנייה וריכוזיות ברמה גבוהה. רועשת ומגיבה: היא סביבה לא יציבה בה תחרות קשה וצמודה במתחרים רבים, המשנים התנהגותם ביחס לאחרים. במצב זה יאלץ הארגון להיערך לשינויים פנימיים שונים עקב מגע בצורות משתנות עם ארגונים מתחרים רבים ושונים (צורך בהשגת יתרונות בתחרות, סיוע הדדי, מיזוג וכו'). סוערת: היא סביבה בה רמת שינויים גבוהה וכולית, ותלויה אך מעט בתגובות הארגון. סביבה כזו כופה על הארגון שינויים רבים על מנת להתמודד עם שינויים נרחבים אלו. מחקר זה ומחקרים דומים הביאו ליצירת תורת הסמיכות הארגונית שהיא חקר השפעת הסמיכויות (הגורמים שבאים במגע עם הארגון) על מבנה הארגון. על פי תורה זו,

[עריכה] מרכיבי הסביבה העיקריים הם:

סביבתו האקולוגית של הארגון הטכנולוגיה הזמינה לארגון הדמוגרפיה באזור הארגון תרבות החברה בה פועל הארגון ההנהלות הפוליטית המרכזית של החברה בה פועל הארגון מצב השוק הכלכלי בו פועל הארגון החוקר ה' אלדריץ' תיאר מאפיינים שונים של הסביבה הרלוונטיים לארגון, שהעיקרים ביניהם:

יכולת סביבתית: המידה בה הסביבה מסוגלת לספק את המשאבים הנחוצים לארגון אחידות הסביבה: מידת הדמיון והשוני בין הארגונים בסביבה (לדוגמה, אחידות גבוהה מאפשרת ליצור סטנדרטיזציה - קביעת תקנים קבועים - בארגון) יציבות הסביבה: מידת השינויים בסביבה (תכונה זו משפיעה רבות על רמת ההבניה בארגון) ריכוזיות הסביבה: מידת הפיזור של הגורמים השונים בהם תלוי הארגון לגיטימציה סביבתית: מידת ההסכמה החברתית לפעולותיו וקיומו של הארגון [עריכה] ארגונים פורמאליים ובלתי פורמאליים בכל ארגון קיימות קבוצות פורמאליות ובלתי פורמאלית.

מערכת בלתי פורמאלית - מערכת זו עשויה לענות על צורך לגיטימי שהתקנות הפורמאליות מתעלמות ממנו. במקרים אחרים מאפשרת קיצורי דרך בביצוע משימות. מערכת זו מלמדת על נטייתם של בני אדם לנסות להקנות צביון אנושי למסגרות חברתיות נוקשות. הנורמות הבלתי - פורמאליות עונות על צרכים אנושיים של חברי הארגון.

רשתות חברתיות - מרקם של קשרים חברתיים, המחברים אנשים שיש ביניהם רק מידה מעטה של הזדהות ואינטראקציה. ניתן לראות בכל רשת מעין קבוצה "מטושטשת", המאפשרות מגעים מקריים בין האנשים ללא תחושה של שייכות וגבולות קבוצתיים. האינטרנט היא רשת אלקטרונית נרחבת, המחברת כיום באורח שגרתי בין אנשים החיים בכל קצות תבל. רשת היא מעין "מרקם חברתי", המתפשט החוצה ועשוי להגיע למרחקים עצומים ולהקיף מספר רב של אנשים. קשרי רשת יכולים להיות סדירים , כמו בין חברים לספסל הלימודים הממשיכים לשמור קשר בדואר ובטלפון. ואולם בדרך כלל הרשת כוללת אנשים שאנחנו יודעים על קיומם , אך מתקשרים רק לעיתים נדירות, אם בכלל. רשת חברתית -"מקבץ של קשרים רופפים". אך קשרים אלו משמשים לנו כלי עזר חשוב. אנשים רבים מסתייעים ברשתות לשם מציאת משרות. הרשתות שלנו מבוססות על בתי ספר, מועדונים, שכונת מגורים, מפלגות פוליטיות וקליקות לא פורמאליות. רשתות מסוימות מקיפות אנשים העולים בעושרם, עוצמתם ויוקרתם על האחרים, ונחשבים עקב כך בעלי קשרים |"בחלונות הגבוהים". אנשים מסוימים הם בעלי רשתות צפופות יותר משל אחרים - כלומר, קשורים לאנשים רבים יותר - דבר הנחשב אף הוא יתרון חברתי בלתי מבוטל. בעלי הרשתות הענפות ביותר הם בדרך כלל אנשים צעירים ומשכילים, החיים באזורים עירוניים. טכנולוגיית המידע החדשה הצמיחה את האינטרנט - רשת כלל עולמית בעלת גודל חסר תקדים. קהילה - היא קבוצה של אנשים הגרים באותו אזור גיאוגרפי תחת אותו שלטון, או קבוצה של אנשים בעלי עניינים משותפים, הפריה הדדית והרגשת שותפות. קהילות מורכבות מקבוצות שונות.

שלושה סוגים של ארגונים פורמאליים: 1.ארגונים תועלתיים - ארגונים המעניקים גמול חומרי לנמנים עמו. 2.ארגונים נורמטיביים - וולונטריים - אנשים יכולים להצטרף אליהם או לפרוש מהם באופן חופשי. ההצטרפות היא לא לשם הכנסה, אלא כדי לקדם מטרות שהם מייחסים להן ערך מוסרי. (ועד הורים בבית ספר). 3.ארגונים כפייתיים - ארגונים שאנשים נאלצים להצטרף לשורותיהם בעל כורחם כצורה של ענישה (בתי כלא) או לשם טיפול (בתי חולים פסיכיאטריים). ארגון כפייתי מאופיין באמצעים פיזיים מיוחדים, כגון דלתות נעולות וחלונות מסורגים, ומנוהלים על - ידי אנשי ביטחון. הם מבודדים אנשים לתקופה מסוימת כ"שוכנים" או כ"חוסים" ולעיתים משנים ביסודיות את עמדותיהם והתנהגותם. כל ארגון יכול למעשה להיכלל בכל הקטגוריות. בית חולים פסיכיאטרי, למשל, הוא ארגון כפייתי עבור חוסים בו, ארגון תועלתני עבור הפסיכיאטרים וארגון נורמטיבי עבור מתנדבים המשרתים בו.

משאבי אנוש בארגון צורת התייחסות עיקרית לחקר ארגונים היא ההתייחסות למשאבי אנוש בארגון, כלומר- לצורה בה יחסי העבודה והארגון משפיעים זה על זה. מאפיין מובהק של משאבי האנוש בארגון הוא המבנה ההירארכי שבו נמצאים העובדים, מבנה המשתקף גם בדרגה של כל עובד.

ההגדרות הפורמאליות הניתנות למושג "ארגון" מלמדות כי ארגון הוא למעשה מקרה פרטי של "מערכת":

• ארגונים הם מערכות חברתיות מובנות המכילות קבוצות ופרטים שעובדים יחד כדי להשיג יעדים מוסכמים כלשהם.
• ארגונים הם מבנים חברתיים פורמאליים ויציבים המקבלים קלטים מסביבתם, ומייצרים פלטים.
  
• ארגונים הם מערכות המקיימות לאורך זמן שיווי משקל בין חובות וזכויות, התחייבויות ואחריות. האיזון הנ"ל מושג באמצעות קונפליקטים ויישובם, ערכים ונורמות.
  
  

כל מי שהיה מעורב אי-פעם בארגון חש על בשרו את העובדה כי ארגונים הם מערכות מלאכותיות ובלתי מוחשיות. קיים בהם פוטנציאל והכוונה לעצמה, חיות , כוח והתמדה הרבה מעבר למה שהיה מתבקש מן הפגיעות והזמניות של אוסף הרכיבים היוצר אותם. בכדי להמחיש סוגיה זו, נסו להיזכר בפלוגה מגובשת במיוחד בצבא, או במפלגה פוליטית הקיימת שנים רבות,או החברות בתנועת נוער כלשהיא, או באיגוד מקצועי. האם יציאתו לגימלאות של מנהיג המפלגה גרמה להיעלמותה? האם השתחררות של מחזור אוגוסט מן הפלוגה גרם לפירוק הפלוגה? האם כישלון (או הצלחה) במשא ומתן קיבוצי גרמו לירידת כוחו של האיגוד המקצועי? ברוב המקרים התשובה היא שלילית.

אנו יכולים לראות מנסיוננו כי קיימת ישות מעבר לסכום הפרטים החברים בה. אפשר לקרוא לישות זאת "ארגון". בדפים הבאים נעסוק בתכונותיה של היישות הנ"ל. את הדיון נפתח בנסיון להגדיר את אב-הטיפוס האידיאלי של הארגון הבירוקרטי, ולאחר מכן נזכיר את תפקידי התירגולות והנהלים, הפוליטיקה הארגונית ולבסוף את התרבות הארגונית. לאחר מכן נעסוק באלמנטים המבחינים ארגונים אלה מאלה והכוונה ל : מבנה, סביבה ,מטרה, כוח, קהלי-יעד, סגנון מנהיגות, מטלות, וכמובן טכנולוגיה.
אנו ננסה לבחון את התכונות המשותפות לארגונים שונים כגון : שאיפה לאידיאל אב-הטיפוס הבירוקרטי, קיום נהלים ותרגולות פוליטיקה ארגונית וגם תרבות ארגונית. על פי חוקר הארגונים הנודע, מקס וובר (Max Weber), קיים אב-טיפוס "אידיאלי" לארגון. אב-טיפוס זה נקרא המבנה הבירוקרטי. בארגון הבירוקרטי קיימת חלוקת עבודה, ולעתים קרובות הארגון נוצר כדי לנצל את היתרונות שעשויים לנבוע מהתמחות. ההתמחות בארגון מתאפשרת כאשר קיימת חלוקת עבודה אשר מובילה לבנייתה של היררכיה, בה ברור מי מדווח למי, ומי מפקח על מי. חלוקת העבודה וההיררכיה מנוהלים באמצעות כללים ונהלים רשמיים ומוגדרים (פורמליזציה). הכללים והנהלים מועלים בדרך כלל גם על הכתב. נהלים וכללים הנהוגים בארגון, מאפשרים היווצרות של צפיות ונורמות לשפיטה וקבלת החלטות חסרי פניות אובייקטיביים. כוח האדם בארגונים בירוקרטיים אמור לעבור מיון וגיוס על פי קריטריונים אובייקטיביים וטכניים. הטיפוס במדרג ההיררכיה הארגונית נעשה על פי מערכת מקובלת וידועה של תנאי-סף ודרישות כישורים (ולא על פי שיקולים זרים). הארגון הבירוקרטי נשמע לעקרון היעילות. הוא שואף ליעול עבודתו, כלומר הוא שואף להשיג את הייצור הרב ביותר.
על פי מקס וובר
חלוקת עבודה, היררכיה, קיומם של כללים ונהלים מוגדרים, הישענות על מושגי שפיטה אובייקטיבית, הגדרת תנאי-סף ודרישות כישורים למינוי וקידום, עקרון השאיפה להשאה (מקסימיזציה) של היעילות

בנוסף לעקרונות הבירוקרטיים, הם המהווים אב-טיפוס ומודל אליו שואפים רוב האירגונים . ניתן למצוא תכונות משותפות נוספות לאירגונים, תכונות אלה כוללות את הנהלים והשיגרות הארגוניים, הפוליטיקה הארגונית והתרבות הארגונית. לאורך זמן, ארגונים נוטים להתייצב סביב נהלים, תרגולות ושגרה מקובלים. התרגולות המקובלות, ה"אופן בו נעשים דברים כאן", מהווים סימן מזהה לארגון, ומשמשים תפקיד מלכד, מספק זהות, ומבטיח המשכיות. למשל, שירות המדינה התנהל שנים רבות תחת התקשי"ר (תקנון שירות המדינה), זו דוגמא לאוסף נהלים כתוב וברור (אולם גם בארגונים בהם הנהלים אינם כתובים אך קיימת תורה שבעל פה קיימת מסורת המכתיבה את האופנים בהם נעשים הדברים).

לנהלים ושגרות יש שתי תכונות מרכזיות: (1) חשיבות כתורמים ליעילות ו 2) יציבות ושמרנות. יעילותם של ארגונים תלויה במידה גדולה ביותר בקיומם של תרגולות ונהלים מסוג זה. עריכת שינויים בנהלים ובתרגולות האלה קשה ביותר. וזאת משום שעצמתם וכוח החיות של הנהלים וההרגלים בארגון רבה ,לפעמים אף מכוחו של הארגון עצמו.
תכונה נוספת המשותפת לכל הארגונים היא העובדה שארגונים הם תופעה פוליטית. מאחר שיש בתוך כל ארגון תפקידים והתמחויות שונים, ומאחר שיש נקודות השקפה, דעות וזוויות ראיה שונות, מתקיימים בכל ארגון מאבקי כוח. מאבקי הכוח עוסקים בחלוקת המשאבים, התגמולים, הכוח עצמו וההשפעה העתידית. גם למאבקי הכוח יש השפעה חזקה מאד על יכולת השינוי הארגוני. ברור אם כן, שמערכות מידע, גם אלה הקיימות כבר וגם מערכות חדשות, כפופות להתאמתן לנהלים הקיימים ולמבנה הכוח התוך-ארגוני ולחלופין, יצירתה של מערכת מידע חדשה כמוה כסידור מחדש של הארגון תוך שינוי מבנה הנהלים ויחסי הכוח הפנימים.

נסיים סקירה זאת של התכונות המשותפות לכל הארגונים באזכור התרבות הארגונית. בבסיסו של כל ארגון מונח אוסף של אמונות, מושגים, והנחות יסוד. תכונתה העיקרית של תרבות ארגונית היא קיומה הבלתי-מוטל בספק, העובדה שהתרבות איננה עומדת למשא ומתן. התרבות אופפת הכל בארגון ומהווה במידה רבה את הגרעין הקשה שלועל אף שאיננה מוחשית. תרבות ארגונית היא האופנים בהם הארגון וחבריו רואים את מטרותיו ותוצריו של הארגון. התרבות, יותר מכל מעשה, אמירה או מסמך אחר, היא הקובעת את האופן בו נוצרות נורמות, נבחרת טכנולוגיה, מתאחדים, משתפים פעולה (או מתחרים) אנשים וקבוצות ומתגבשות הסכמות. התרבות הארגונית משמשת כלי ניהולי, ניתן באמצעותה לעצב דפוסי התנהגות רצויים בקרב עובדים ומנהלים ובכך לשפר את ביצועי הארגון.במידה רבה התרבות היא הדבק המלכד את הארגון. אולם, התרבות יכולה להיות גם מחסום גבוה בפני שינוי, חידוש או שיפור.

פרקי ספר הלימוד