השפעות מערכת מידע על הארגון
מתוך WikiBook
מהי ההשפעה הדדית בין מערכות מידע וארגונים?
נפתח בכך שהקשר בין ארגונים לבין מערכות מידע הוא דו-סטרי. כפי שראינו בדיון על סוגים של מערכות מידע, תחילתן של מערכות מידע בנסיון להשפיע על יעילותו של הארגון. עם הופעתן של מערכות מידע אסטרטגיות אנו נקראים להבין שיש למערכות מידע פוטנציאל השפעה גם על התועלת של הארגון. בעוד מערכות מידע משפיעות על ארגונים (בצורות מגוונות ולאו-דווקא צפויות), מעניינת לא פחות (ושרירה אולי אף יותר) העובדה שארגונים מצדם מעצבים את מערכות המידע, לפי צרכיהם, אמונותיהם ותהליכי השינוי החלים בהם.
מהי השפעתן של מערכות מידע על הארגונים שבהם הן מצויות?
מספר התחזיות והניתוחים לגבי ההשפעה הארגונית של מערכות מידע הוא כמעט כמספר האפשרויות התיאורטיות לניבויים שונים. יש המדברים על ריכוזיות, ולעומתם אלה הצופים ביזור. יש הצופים התייעלות, ולעומתם אלה המטילים ספק בתוצאה כזאת. יש הצופים מיזעור, ולעומתם אלה האומרים שהתוצאה האמיתית של מערכות מידע היא ניפוח. יש כאלה שניבאו שתוספת והתפתחות מערכות מידע תגרום לאבדן מקומות עבודה בעיקר בדרגים נמוכים ותפקידי "קו יצור" בארגון, ולעומת זאת גידול במספר העובדים בדרג ותפקידים ניהוליים, לעומתם יש הטוענים שהצמצום יחול גם בראש הארגון וגם בתחתיתו, תהליך שיוביל להתרחבות דרג הביניים.
איור 1 מראה בצורה דינאמית ארבעה ניבויים מבנים שונים
איור 1 : (אנימציה) ניבויים לגבי תהליך התפתחות של ארגונים
כפי שאפשר לראות באיור 1:
1. יש הצופים שהפירמידה הארגונית "תתהפך" כתוצאה מהתמחשבות. בשפה הצבאית יש שיכנו תהליך זה "המון גנרלים, אין אינדיאנים". הטענה העומדת מאחורי תחזית זאת רואה בחלק גדול מכוח האדם בארגון, טרם מיחשובו, כעוסקים במלאכות פשוטות. עבודתם של חלק גדול מן המועסקים בארגון, על פי תפיסה זאת יכולה להתבצע באופן זול, ואמין יותר על ידי מכונות ומחשבים. הופעתן של מערכות מידע, לכן, תרוקן את הארגון מעובדים רבים בדרגים הנמוכים.
2. לעומתם, יש הצופים שתרומתן העיקרית של מערכות מידע תהיה לגידול בדרג הביניים של ניהול. על פי טענה זאת, מערכות מידע מגדירות מחדש חלק ניכר מן העבודה בארגון. ההגדרה מחדש יוצרת פונקציות רבות, בעיקר בדרג הביניים של הניהול. יש יותר דו"חות למלא, מתבצע יותר מעקב כתוב, יותר תשומת לב ניתנת לייצוגים מספריים, מוקדש יותר זמן לישיבות ודיונים. המבנה של הארגון "משמין" במרכזו, והפירמידה ה"קלאסית" של היררכיה ארגונית "משמינה" במרכזה.
3. היו שניבאו שמערכות מידע יגרמו לריכוזיות הארגון. אלה המצטרפים לעמדה זאת נוקטים בדרך כלל עמדה ביקורתית. הם עושים שימוש בשפה וצורת חשיבה שאימצה לה כסמל את ספרו של 1984 -- George Orwell. הנוקטים בגישה זאת מצביעים על כך שמערכות מידע מאפשרות לכל מי שעוסק בניהול גישה נוחה וזולה יותר למידע רב יותר. גישה למידע רב יותר מאפשרת מוטת שליטה רחבה וחדירה לפרטיות העובדים. התפתחות ההיסטורית של ארגונים וניהולם היתה בכיוון של ביזור, האצלת סמכויות וחלוקה למבנים קטנים יותר בגלל מגבלות מוטת השליטה, יכולת המעקב והבקרה של מנהלים. בהיעדר מערכות מידע, מנהלים חשו שהם אינם יכולים להתמודד עם כמויות המידע ומספר ההחלטות הנדרש בארגונים הולכים ותופחים. תרומתן של מערכות מידע היא בהיפוך תהליך זה. מערכות מידע, כך טוענים אלה הנוקטים בגישה זאת, מאפשרות לראות שדה רחב של נושאים. מאפשרות שליטה ממרחק. מערכות מידע מאפשרות סכימה של מידע רב במהירות. מערכות מידע מאפשרות ויתור על דרגי ביניים של ניהול, וצמצום ההיררכיה הארגונית. לכן, מערכות מידע יוצרות הזדמנות לריכוזיות גוברת והולכת.
4. לעומתם של האלה הצופים ריכוזיות גוברת וגידול במוטת השליטה של המנהלים, יש החוששים שהשפעתן העיקרית של מערכות מידע תהיה בהצטמקות הארגון וצמצום מספרי המועסקים ומקומות העבודה. ברור שעצם ההתקנה של מערכות מידע מהווה הזדמנות להיערכות מחדש של הארגון. תהליך זה נקרא reengineering -כלומר "הנדסה מחדש" של מבנה הארגון. במסגרת תהליך זה , מקווים להשיג ייעול התהליכים שבארגון. אולם, פוטנציאלית, מחשוב ו-reengineering יכולים גם להביא לאבדן מקומות עבודה רבים של מנהלים ועובדי דרג הביניים בארגון. יש המעריכים שבכוחן של מערכות מידע להביא לפרישתם של עד רבע מהעובדים בארגונים.
עדיין לא ברור איזה מארבעת הניבויים אכן יתגשם. יש המאמינים שמקומות העבודה הולכים והופכים למערכות אוטומטיות, שבסופו של התהליך יתקיימו ללא צורך במגע יד אדם. מנקודת הראות של העובדים המשמעות היא אבטלה גדולה האורבת בפתח. אחרים טוענים שאוטומציה מלאה לא תושג אף פעם. תמיד יהיה צורך באנשים שינהלו, יבקרו, יתחזקו ויתכננו את הארגון ומערכותיו.
